DEL BRIEF A LA EJECUCIÓN

Podemos hablar de diversas fórmulas innovadoras para lograr que un evento sea memorable, pero si las bases elementales de la producción fallan, lo demás se olvidará; nadie recordará los mensajes y las grandiosas recepciones si el evento está desorganizado, carente de enfoque o con retrasos. Por ello, siempre hay que tomar en cuenta que para lograr una producción exitosa lo primero es entender el brief (documento informativo breve y preciso que describe a detalle las instrucciones para realizar una campaña publicitaria o un evento) que el cliente proporciona a la agencia organizadora y el cual debe incluir: perfil de la compañía, antecedentes de eventos previos y objetivos; también debe especificar, entre otros detalles, el tipo de evento, cuándo y dónde tendrá lugar. Te recomiendo que hagas todas las preguntas necesarias para despejar cualquier duda.

Lo ideal es que el cliente entregue el brief por escrito, pero es igualmente importante que se concrete una reunión para entender a fondo las necesidades y expectativas del cliente. Si el brief está incompleto surgirán problemas tanto en la planeación como en la producción del evento, lo que implicará un desgaste al tratar de detectar lo que faltó o lo que se olvidó. Cuando esto sucede, es necesario improvisar y resolver cada situación a última hora.

Pasos a seguir para lograr una producción exitosa:

  1. Pide a tu cliente el brief, de manera verbal y por escrito
  2. Solicita cotizaciones a los diferentes proveedores
  3. Crea una cotización y entrégala a tu cliente
  4. Cámbiala en función de los comentarios de tu cliente
  5. Obtén la autorización final del presupuesto
  6. Confirma los servicios a proveedores y firma contratos
  7. Planea la logística del evento
  8. Crea un check list para definir actividades y responsables
  9. Elabora un “minute by minute” que integre cada detalle del evento
  10. Lleva tu minuta al montaje
  11. Es indispensable que estés presente durante el evento o tengas a un director de producción de alto nivel para corroborar todos los detalles
  12. Haz una evaluación del evento

Considera:
- Es común que los requerimientos del evento se modifiquen durante la planeación

- En ocasiones será necesario hacer ajustes, ya sea en la cantidad de personal o el equipo técnico

- Hay que ir más allá de validar el brief, es fundamental corroborar las notas que fueron surgiendo después de cada reunión

- Asegúrate de cumplir lo prometido en la cotización 

- Tu responsabilidad no termina con el evento, el siguiente paso es la evaluación, lo que implica sostener reuniones con tu cliente, equipo interno y proveedores

- Trabaja siempre bajo el concepto de mejora continua 

*Director General de Creatividad