EL JUEGO DE LAS SILLAS

Platica con tu cliente y elijan lo mejor; no temas experimentar con una buena planeación el juego de las sillas.

Una de las cosas por las que la audiencia se preocupa en los eventos, sobre todo en los de gran magnitud, es por encontrar y poder ocupar el mejor lugar que les permita ser partícipes de toda la experiencia generada en el evento.

Como organizador, tienes que estar al pendiente de que todo salga a la perfección. Sin duda, uno de los elementos a tomar en cuenta es el acomodo de las sillas y la asignación de lugares, en caso de ser necesario. Existen varios tipos de montaje: tipo escuela, herradura, imperial, auditorio, etc.; mismos que serán determinado con base en el tipo de evento y las necesidades de cada cliente.

En la mayoría de los eventos las personas eligen su lugar y el acomodo se da de manera natural con forme van llegando; aunque es una realidad que, en el caso de invitados especiales, hay que ubicarlos en los lugares conocidos como VIP, que usualmente se encuentran en las primeras filas o en las mesas centrales.

Normalmente la audiencia respeta los lugares asignados y se acomoda donde más le gusta, sin ningún problema. Respecto a los lugares asignados, debes cerciorarte de que sea bastante claro que las personas no deben ocupar ciertos asientos; mi sugerencia es que el apartado sea con algún letrero y que al momento de que ingresen las personas, alguno de los integrantes del staff esté cerca de los sitios asignados para evitar que otra persona los ocupe.

Por otro lado, está el pódium o sitio que ocupará el speaker; esos lugares son especiales y hay que verificar que la ubicación sea la ideal para que la audiencia pueda verlo con facilidad; además, deben estar centrados y a una altura adecuada para favorecer la vista y la escucha de los asistentes.

Independientemente del sitio que cada uno de los asistentes ocupe, una de las actividades más enriquecedoras en un evento es la convivencia y dinámica que se pueda dar entre el ponente y la audiencia la cual, más que de los lugares, dependerá de las habilidades del speaker y de su interacción con el público.

Una de las preocupaciones que seguramente has experimentado como organizador, es decidir cuántas mesas y asientos debes colocar; la realidad es que entre el número de confirmados y el de asistentes, siempre hay variaciones; pero no debe preocuparte demasiado, lo importante es que sepas cómo reaccionar en caso de que exista la necesidad de quitar  o poner más asientos, por lo que te recomiendo elegir proveedores comprometidos y con el mobiliario suficiente para poder reaccionar y solucionar este tipo de situaciones.

Juan Carlos Lozano es director general de la empresa Creatividad / @jlozano_creati