FIESTAS TEMA BARCELÓ: EL ARTE DE CAUTIVAR

Una de las formas más efectivas para sorprender y tener una guía para tu evento es eligiendo una temática, y aunque parece un camino fácil, a menudo surgen retos. La sugerencia es aprovechar una festividad o bien realizar un encuentro que vaya con la filosofía de la compañía, como lo demuestra Barceló Maya Grand Resort.

De enero a agosto del presente año los congresos y convenciones representaron 17% para Barceló Maya Grand Resort, un número muy importante para el área comercial; por ello, parte de su estrategia fue convocar por segundo año consecutivo a los meeting planners, sus principales socios comerciales, a un encuentro temático de apreciación.

LOGRAR EL EFECTO WOW!

El ingenio y la planeación detallada son los motores para la creación del Efecto WOW!, que al complementarse con el expertise de un buen departamento de Grupos & Convenciones conseguirá esa sorpresa que perdura por siempre en la mente y, muchas veces, hasta en el corazón cuando el participante del evento descubre un detalle que fue elegido exclusivamente para él.  

De esta premisa surgió la temática del encuentro de este año, cuenta Elizabeth Sánchez, ejecutiva de Ventas del resort. “Para elegir el tema nos preguntamos por qué no hacíamos algo que proyectara la imagen de una empresa socialmente responsable y nuestra preocupación por el medio ambiente”.

LOS DETALLES HACEN LA DIFERENCIA

Invitaciones con papel reciclado, impresiones con tinta vegetal, transporte terrestre de baja emisión y compra de bonos de carbono (mecanismo internacional para reducir contaminantes), fueron parte del Barceló Green Meeting, pues una de las tendencias en la industria MICE está relacionada con la sostenibilidad y el activismo social. “Buscamos materiales biodegradables, repelentes y protectores solares amigables con el medio ambiente, así como toallas de bambú, etcétera”. Lograr todo esto no es sencillo, así que aprender de los expertos de Barceló Maya Grand Resort te ayudará a alcanzar tu objetivo a través de los siguientes tips.

PLANEACIÓN EN 8 PASOS

  • El tiempo es oro

Aunque parezca obvio, planea con mucha anticipación, sobre todo por los trámites para contratar locaciones o servicios, además de encontrar nuevos proveedores que se adapten al tema. Recuerda que hay amenidades que no son fáciles de conseguir y pueden tardar semanas. Tener tiempo a favor ayuda a solucionar cualquier incidente y a pensar en un plan B, en caso necesario.

  • Brainstorm

Si algo tiene el departamento de Grupos de Barceló es que sabe trabajar en equipo, todos los integrantes son esenciales en la lluvia de ideas y la creatividad juega un papel importante. Involucrar la imaginación de los invitados provoca que se relajen y genera confianza.

  • Busca hasta en el fondo del océano

Trabaja como un radar para pescar cualquier idea que se te ponga enfrente, después investiga qué tan posible es, mientras más te adentres en la búsqueda, más propuestas hallarás. Como ejemplo, en Barceló Green Meeting se ofrecieron chicles orgánicos fabricados en la selva maya, y aunque no se comercializaban, encontraron la forma de obtenerlos.

  • Clientes enamorados

Ponte en sus zapatos y piensa cómo podrías asombrarlos. Dependiendo del tema, entrega invitaciones que los emocione, sorpréndelos con un obsequio personalizado al llegar a su habitación y agradece su asistencia con un detalle. Una vivencia memorable puede hacer que los asistentes tengan más probabilidades de regresar la siguiente edición.

  • Momento de reinventarse

Por más exitoso y más ediciones que tenga tu evento, sigue buscando conceptos inesperados, así como decoración y experiencias interactivas; cambiar la temática es una muy buena opción para evitar la rutina.

  • Dosis de adrenalina

Las actividades deportivas caben perfectamente en las fiestas tema y son una excelente opción para ofrecer una competencia sana. Además del torneo de golf que organiza cada año, Barceló, propuso una actividad de paddle board, divertida y ecológica; otro incentivo fue premiar a los ganadores para inyectarle más emoción. En eventos benéficos, integrar juegos es una forma para aumentar las donaciones.

  • Be #geek

Qué mejor manera de adentrarse al tema elegido que con un video mapping o una muestra artística digital; mantenerse al día con las nuevas tecnologías y social media siempre será un plus para provocar emociones. Los organizadores de Barceló Green Meeting lo implementaron muy bien y sorprendieron a sus asistentes al mostrarles un video infraganti de todo lo vivido durante los dos días que duró el evento.   

  • Aventura y riesgo

La verdadera complejidad de organizar fiestas tema está en sorprender, pues nunca sabes cómo reaccionará la gente y si “entrará en la jugada”. Hay muchos factores que no pueden controlarse pero siempre habrá que aventurarse.

 

Sin duda cumplir con lo anterior significa un reto pero recuerda, “cuando te apasiona algo, cuando estás comprometido con tu trabajo, lo demás viene por añadidura”, así que arriésgate a salir de lo convencional, como lo hace constantemente el equipo de Barceló Maya Grand Resort, donde el área comercial es liderada por Stefania Ballota.