LA GANADORA TIENE QUE SER

En cualquier tipo de reunión corporativa el público es el foco de atención.

Cuando comenzamos a planear y organizar un evento es importante preguntarle al cliente todo aquello que nos permita conocer a fondo y de manera más segmentada a la audiencia que nos acompañará en cada ocasión.

Naturalmente cada grupo de personas tiene necesidades diferentes y muy específicas, incluso si nos vamos al detalle, cada persona tiene expectativas diferentes de cada uno de los eventos a los que asiste. Para garantizar el éxito de las reuniones debemos concentrarnos en analizar cómo cubrir e incluso superar esas expectativas.

Concentrarse sólo en el producto o servicio a presentar o pensar en los voceros, antes de saber qué tipo de públicos tendrán, es un error que algunos organizadores de eventos siguen cometiendo frecuentemente. La clave para el éxito está en saber a quién vas a dirigirte.

Por lo anterior, te sugiero poner atención en los siguientes aspectos:

1. Calidad. Independientemente del tipo de evento y del objetivo del mismo, tenemos que lograr que la audiencia se sienta especial y cuidada, por lo que cualquier elemento y servicio que incluyas debe ser de alta calidad. Entre los detalles que no se te pueden escapar son las pruebas de sonido para asegurarte de que en cualquier parte del recinto el audio se escuche fuerte y claro.

2. Comodidad y accesibilidad. El tránsito en la Ciudad de México puede ser demasiado estresante, por lo que es importante elegir un recinto de fácil acceso para todos y con suficientes lugares de estacionamiento. Hasta el mínimo detalle es importante al momento de generar experiencias.

3. Speakers. A pesar de ser eventos corporativos es importante que los voceros brinden información relevante y útil a fin de captar y mantener la atención de los invitados. Si existe la opción de elegir a los speakers te sugiero que propongas personajes que vayan ad hoc al perfil general de los invitados.

4. Catering. Los alimentos y bebidas juegan un papel determinante en la generación de experiencias para los asistentes a cualquier evento. Establece una alianza con proveedores comprometidos, que ofrezcan alimentos de la más alta calidad.

5. Relacionamiento. Uno de los mayores intereses de los asistentes a eventos corporativos es el relacionamiento y networking, por lo que habilitar espacios especiales para este fin ayudará a mejorar cada experiencia.

Si bien algunos podrían pensar que hacer eventos es cosa fácil y que sólo se trata de replicar lo mismo en todos, reafirmo que es un concepto gravemente erróneo  y creo firmemente que uno de los elementos para alcanzar reconocimiento y respeto como organizadores consiste en hacer eventos 100% personalizados, planeados y ejecutados con base en las necesidades de cada cliente y de sus diversas audiencias, por lo que si quieres lograr eventos exitosos y generar experiencias memorables, ten presente que la ganadora siempre tiene que ser la audiencia.

Juan Carlos Lozano es director general de la empresa Creatividad  @jlozano_creati