LO QUE DEBES SABER AL CONTRATAR

Recomiendo que se den el tiempo para investigar, con base a las necesidades de su evento y la filosofía empresarial.

La industria de reuniones continúa creciendo; según las últimas cifras, México se ubica en el lugar 21 según el ranking de la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA), siendo la CDMX la mejor posicionada del país. Además, es el sexto país más visitado del mundo y el número 14 en captación de divisas. Estas alentadoras cifras no serían posibles sin los meeting planners y las agencias organizadoras de eventos quienes, en su mayoría, se esfuerzan por organizar los mejores eventos.

Es real y lógico que a la par del crecimiento de la industria también aumente el número de agencias. Estas son las 5 preguntas que te sugiero hacer antes de tomar una decisión:

1. ¿Qué experiencia tiene? En tu búsqueda, habrá muchas agencias que hablen maravillas de su trabajo y quizá son los mejores en lo que hacen, sin embargo, es importante cerciorarse de que esa experiencia es específicamente en el tipo de evento que necesitas. Por ejemplo: una agencia puede tener mucha experiencia organizando lanzamientos de productos, pero eso no garantiza que sea la indicada para tu viaje de incentivo.

2. ¿Con qué infraestructura cuenta? Debes asegurarte de que cuente con los elementos necesarios para el tipo y tamaño de evento que requieres.

3. ¿Qué clientes tiene? Saber cuáles son te dará una idea más clara de su trabajo y compromiso. Incluso puedes pedir referencias para asegurarte de que puedes considerarlos como una opción viable.

4. ¿Cuándo fue la última vez que trabajó con cada cliente? La industria de reuniones se actualiza constantemente por lo que, de nada sirve que una agencia presuma tener clientes muy importantes si trabajó con ellos hace 10 años, porque lo que hizo para ellos, sin duda ya es obsoleto.

5. ¿Qué tipo de eventos ha hecho para cada cliente?: Esta pregunta es básica en la elección y la investigación. Pide que te muestre ejemplos de cada evento; fotos y videos para que la idea que tienes de su ejecución sea apegada a casos reales.

No temas investigar y preguntar. Si vas a invertir recursos en un evento, tienes que estar seguro de elegir a expertos que llevarán tus ideas a la realidad. Cada agencia debe tener claro cuál es su oferta de valor.

Juan Carlos Lozano es director general de la empresa Creatividad / @jlozano_creati