NO ORGANICES

Una filosofía que si todos los meeting planners la adoptamos y ponemos en práctica, vamos a contribuir con eventos sobresalientes.

Todos los negocios requieren de un modelo de negocio que les sirva como guía para dirigir de manera ordenada y asertiva sus esfuerzos. Los que se llevan a cabo en la industria de reuniones no son la excepción; todas las agencias y todos los meeting planners recurren a este tipo de herramientas, ya sea siguiendo al pie de la letra un determinado modelo de negocio o combinando elementos de varios con el fin de crear el que mejor se adapte a sus necesidades.

En el mundo, el modelo más famoso y utilizado es el Canvas, una especie de “plantilla” adoptada por casi todas las startups y agencias establecidas, la cual, a través de 9 apartados, funciona como guía para la organización de cualquier tipo de evento o para cualquier negocio; es muy sencillo y práctico.

A través de estas 9 etapas, lograrás desmenuzar cada uno de los elementos necesarios para llevar a cabo eventos exitosos. Las etapas que integran el modelo Canvas son:  

1. Segmento de clientes: consiste en segmentar y tener perfectamente claro quién es tu audiencia como agencia y el target al que va dirigido cada evento.

2. Propuesta de valor: características que te diferencian del resto de las agencias y organizadores.

3. Canales: medios a través de los cuales te comunicarás con tus clientes y con la audiencia; no pierdas de vista la relevancia de la comunicación actual a través de recursos digitales y del social listeninig para conocer las necesidades de tu audiencia.

4. Relación con el cliente: El modelo menciona que puede ser asistencia personal, self-service, automatizado o una mezcla de ambas, aunque en la industria es 100% personal. Además, mi recomendación es que el trato y la propuesta que le hagas a cada cliente no sólo sea de manera personal, el secreto del éxito es que sea personalizada; cada evento tiene que ser creado para cubrir las necesidades y superar las expectativas de cada uno de tus clientes.

5. Fuente de ingresos: es el momento de preguntarte ¿de dónde va a llegar el dinero a la empresa? ¿Cómo logras subsidiar cualquier tipo de evento hasta que el cliente te pague? En la industria de reuniones los pagos se pueden ir hasta 120 días después por lo que, si quieres subsistir, tendrás que tener la cantidad suficiente que te permita llevar a flote cada evento.

6. Recursos clave: debes identificar los recursos que son indispensables para que la agencia crezca; también es importante identificar los recursos especiales que cada cliente demanda para su evento.

7. Actividades clave: ¿cuáles son las actividades indispensables en la agencia o las que ocasionarían que un evento fracase?

8. Socios clave: los proveedores son indispensables para cualquier evento. Te sugiero que antes de decidirte por uno, analices varias opciones. Pide referencias y ejemplos de los trabajos que han realizado para que los ejemplos te permitan decidir y estar tranquilo.

9. Estructura de costos: independientemente del tipo de evento, es necesario que analices cuánto le va a costar a tu agencia llevar a cabo cada reunión y cuáles son las ganancias. Esto es independiente del presupuesto para el cliente.

Este modelo, de la mano de la firme convicción por diseñar eventos, harán que los resultados sean sorprendentes. Te sugiero que antes de pensar en llevar a cabo cualquier tipo de negocio, pongas en práctica este modelo; verás que con el tiempo lo harás incluso de manera automática y te impactarán los resultados.

Juan Carlos Lozano es director general de la empresa Creatividad / @jlozano_creati