TECNOLOGÍA Y SUSTENTABILIDAD

EN LA INDUSTRIA DE REUNIONES

Actualmente casi todos los encuentros tienen carácter híbrido, el cual permite a quienes no pudieron asistir, participar del contenido educativo de manera virtual, lo que da como resultado menos emisiones de Co2.

Cuando surgieron las teleconferencias existía la idea de que atentarían contra la celebración de reuniones presenciales, pues es más económico y cómodo quedarte en tu oficina para participar en una sesión “virtual” que desplazarte para asistir a una “cara a cara”. Afortunadamente para nuestra industria, la naturaleza humana (gregaria) y la evolución de los actores del sector impidieron que esta nueva posibilidad tecnológica inhibiera el crecimiento de los congresos y convenciones.

Por otra parte, en el momento en que el mundo se hizo consciente del calentamiento global y de la enorme emisión de bióxido de carbono que generaban los vuelos de larga distancia, también se presentó la disyuntiva de inhibir la promoción de los congresos que implicaban presencia de asistentes de todas partes del mundo. Sin embargo, pesó más la necesidad de los gremios por reunirse y se optó por trabajar para encontrar métodos alternativos que compensaran las emisiones de carbono, sin tener que evitar que la gente viajara. Cabe mencionar que también la industria turística jugó un papel preponderante.

Una vez demostrado que ni los avances tecnológicos ni la conciencia por la sustentabilidad representaban amenazas para nuestra industria, se decidió arropar ambas tendencias y volverlas parte de cualquier estrategia en el sector de las convenciones; lo más interesante es cómo ambas ─tecnología y sustentabilidad─ hoy se complementan para brindar soluciones a organizadores, recintos  y participantes, por igual.

Por ejemplo, con el surgimiento de las aplicaciones para las tabletas electrónicas que hoy la mayoría posee, se evitan los programas impresos y los miles de handouts que se ofrecían en cada sesión educativa; además, para mejorar y volver más productiva la interacción personal en las reuniones, han surgido herramientas como el poken o el Spotme (que bien pueden estar incluidas en las aplicaciones antes mencionadas) para intercambiar folletos electrónicos, evitando también la impresión de tantos promocionales o tarjetas de presentación, teniendo la posibilidad de encontrar por radar a la persona que con motivo del negocio o especialidad, es necesario localizar, incluyendo su fotografía. Así, los directorios impresos (verdaderos ladrillos) que existían, hoy no tienen razón de ser.

Hoy prácticamente todos los congresos y convenciones tienen este carácter híbrido que permite a aquellos que no pudieron asistir físicamente, participar del contenido educativo de manera virtual, potenciando al alcance y en ocasiones multiplicando hasta por diez veces la audiencia beneficiada. Una vez más esto podría pensarse como una amenaza, pero también hay que considerar que quienes tienen acceso al contenido en forma remota no pueden tener la interacción social ─esencia de nuestro negocio─. En tanto, para quienes aprecian lo que está sucediendo en el evento físico, les entusiasma asistir a la siguiente edición. Por ejemplo, PCMA demostró que cuando decidió convertir el formato de su conferencia en híbrido, en lugar de disminuir el número de asistentes, año con año ha venido aumentando, tanto en la parte física como en la virtual. La ventaja es que los asistentes a distancia no generan emisión de huellas de carbono, pero sí se benefician del contenido educativo.

Por el lado de la sustentabilidad, la industria de reuniones ha generado un catálogo de prácticas exitosas, como la constitución de Green Meetings Industry Council, una organización mundial que se fusionó con el “Events Industry Council” y ahora es un motor de concientización colectiva en la materia. De esta forma, se promueve que los asistentes utilicen transporte público o caminen en lugar de tener miles de camiones encendidos en la puerta para llevar a los VIP a las recepciones o a sus hoteles, los cuales en ocasiones están a unas cuadras. También se ha regresado al uso de loza para servir café en los recesos, y se entrega un termo a los asistentes para que continuamente los llenen en los contenedores de agua repartidos por todo el recinto, en lugar de colocar botellitas a diestra y siniestra.

Igualmente, en los programas de los eventos se incluyen cada vez más actividades de reforestación, de apoyo a reservas naturales y se implementan otras acciones de carácter social al incorporar a las comunidades locales al beneficio enorme que en términos de conocimiento, derrama económica y legados, representa la industria de reuniones en el mundo.

Cada vez es más clara la repercusión social de las reuniones, toda vez que económicamente benefician a una capa mayor de población que participa de las bondades del turismo, además de que mediante las reuniones se transfiere conocimiento, se mejora la reputación de las ciudades sede y se construyen puentes de entendimiento entre generaciones, culturas e incluso ideologías.