Debe apasionarte organizar eventos, de lo contrario tu trabajo será más una carga que un placer. 10 habilidades de un meeting planner

El equipo de trabajo debe estar liderado por un meeting planner con las siguientes características:

  1. Organizado: la organización es una de las habilidades más importantes de un profesional; debe ser capaz de establecer prioridades, procesos, y saber delegar a su equipo de trabajo dando el seguimiento apropiado.
  2. Tener aptitud y actitud de líder: debe de ser capaz de influir en su equipo de trabajo para lograr compromiso, entusiasmo y ejecuciones impecables.
  3. Ser responsable: tener el valor de responder y actuar  honestamente y de corresponder a las necesidades de cada evento y de cada persona involucrada.
  4. Eficiente: la organización de eventos requiere de un líder que se esfuerce para llevar a cabo cada actividad a la perfección y no solamente quedarse en la etapa de dar ideas originales y creativas.
  5. Mostrar grandes capacidades de relacionamiento: hoy en día es necesario generar networking para tener mayores posibilidades de hacer crecer cada empresa y la industria en general, por lo que es de gran valor que un planner sea hábil para relacionarse de manera espontánea con los demás.
  6. Fiel promotor del trabajo en equipo: lograr un evento exitoso sin la colaboración de muchas personas es prácticamente imposible. Cada individuo posee habilidades que se complementan entre sí, y es responsabilidad del líder aprovechar esa diversidad y guiar los esfuerzos personales para alcanzar los objetivos de cada evento a fin de superar las expectativas de sus clientes.
  7. Comprometido: va de la mano con la responsabilidad pero implica una entrega incondicional, además de ser puntual y preciso en los deadlines establecidos para cada entrega. Es esencial cumplir con cada uno de los elementos que se presentaron en el pitch y se establecieron por escrito en el contrato de servicios.  
  8. Proactivo: un líder que no está calificado para brindar una solución a cada situación que se presente, no es funcional. Recomiendo ampliamente que pienses antes de cada evento en cuáles podrían ser los problemas o circunstancias desfavorables que podrían surgir y prepara un plan B, así como un plan de manejo de crisis.
  9. Dispuesto a ayudar a la gente: ser capaz de empatar con los integrantes de tus equipos de trabajo y con cada persona asistente, en caso de que requiera ayuda, es un requisito. Los asistentes son el corazón de los eventos, porque hay que estar preparado para escucharlos y atenderlos.
  10. Buen negociador: un meeting planner establece relación con el cliente y paralelamente con múltiples proveedores, por lo que tener habilidades para lograr que dichas relaciones sean a largo plazo y basadas en el concepto ganar-ganar,  es un reto y una necesidad en la industria.

Un organizador de eventos que cuenta con las características anteriores aporta crecimiento y profesionalización a su fuerza laboral. Lo anterior da como resultado eventos exitosos, equipos de trabajo contentos y comprometidos, asistentes felices y clientes satisfechos, un círculo virtuoso.

Juan Carlos Lozano es director general de la empresa Creatividad

Vector de Folleto creado por vectorpocket