5 TIPS PARA ORGANIZAR MAGNOS EVENTOS Y NO MORIR EN EL INTENTO

Lo ideal es tener suficiente tiempo para revisar cada detalle con calma, pero como meeting planner sé que no siempre se tiene el necesario, así que pon en práctica estas recomendacione

Haber sido parte y responsable de liderar la organización y logística de la misa que ofició el Papa Francisco en Ecatepec, Estado de México, ha sido una de las experiencias más gratas y memorables a lo largo de mi carrera como meeting planner. Si bien es cierto que independientemente de la magnitud del evento (realizado en 2016) todos tienen los mismos componentes: planeación, logística, audiencia, presupuesto, contenido, etc., este fue muy diferente debido a la fe y misticismo que giró alrededor del vocero y la audiencia.

Con tan sólo tres meses para organizar la reunión que superó el millón de personas, uno de los mayores retos fue coordinar a todos los voluntarios que deseaban contribuir; más de 20,000 para el perímetro exterior y 3,500 para el interior. Otro desafío fue lidiar con el protagonismo de muchas personas e instituciones involucradas; hacerles saber que todos juegan un papel importante y que la clave era trabajar de manera colaborativa profesional y desinteresada, no fue sencillo. Si estás a cargo de un magno evento o estás interesado en saber cómo organizarlo, te comparto cinco recomendaciones que te serán de gran utilidad:

  1. Establece una línea de mando clara. Cuando hay tantas personas involucradas resulta imprescindible que todos conozcan y respeten esa línea para que los esfuerzos estén bien dirigidos y la comunicación sea efectiva.
  2. Crea comités. Delegar y dividir el trabajo de manera organizada hará que cada encargado de comité atienda necesidades específicas y una sola persona alinee los esfuerzos de todos; es como armar un rompecabezas.
  3. Sé incluyente y educado. En este tipo de eventos son muchas las personas que desean participar de manera voluntaria; es importante que le otorgues un lugar a cada una y las coloques donde puedan ser útiles. Cuando no haya capacidad para más, dilo de manera respetuosa.
  4. Sé objetivo. Se requiere de una gran capacidad de síntesis para distinguir lo relevante de lo urgente. Esta habilidad es indispensable en eventos en los que hay que atender mil cosas, muchas de las cuales surgen de manera espontánea.
  5. Pon en práctica la tolerancia a la incertidumbre. En eventos tan grandes es imposible tener todo bajo control, siempre surgen situaciones o problemas que tienes que resolver en el momento, con la cabeza fría. Ten siempre presente que lo más importante es la integridad de las personas.

Organizar este tipo de eventos es sin duda un gran desafío que requiere experiencia, disciplina, objetividad, paciencia y mucho amor por lo que haces. Son muchas horas de trabajo, pero cuando ves los resultados sabes que todo valió la pena y que la verdadera esencia de un meeting planner radica en su nivel de pasión.

*Juan Carlos Lozano es director general de la empresa Creatividad / @jlozano_creati