¿Cómo evaluar un evento?

La industria de reuniones es cada año más grande e imponente. Día con día son más las empresas que deciden involucrarse y comprometerse con este sector, por lo que resulta necesario establecer sistemas de medición que permitan evaluar los resultados de un evento de forma interna y en relación a la competencia directa e indirecta.

La medición de resultados y el ROI son temas que resultan un tanto confusos aún; por esta razón, comparto contigo algunos de los factores que resultan medibles y cómo lograrlo:

  • Factores cuantitativos: es necesario hacer un balance entre los ingresos, en caso de que existan, integrar aquí a los patrocinios que apoyan el evento, y los egresos que resulten de todos los gastos derivados de la organización de la reunión.
  • Percepción de los asistentes: es la mejor forma de medir si tu evento fue exitoso. Te sugiero evaluar diversos temas: como registro, ponentes, catering, instalaciones, accesibilidad y seguridad. Ésto te dará un panorama real sobre el sentir de los invitados.

Dicha medición la puedes realizar de tres maneras: la primera de forma tradicional, mediante encuestas al finalizar el evento, puedes apoyarte y contratar encuestadores externos; la segunda opción es la forma digital mediante tablets con preguntas específicas cuya respuesta será mediante emoticones que signifiquen muy satisfecho, satisfecho o insatisfecho; y finalmente, la tercera opción, a través de una encuesta por e-mail.

  • Interés posterior por la marca: Es necesario que desde que termina la reunión le des puntual seguimiento a las solicitudes de información por parte de los interesados, ésto te ayudará a medir los resultados del evento.
  • Impacto en redes sociales: La tecnología juega un papel muy importante en las reuniones corporativas, según datos de la Encuesta Nacional sobre Disponibilidad y Uso de Tecnologías de la Información en los Hogares (ENDUTIH) 2017, en México hay 71.3 millones de usuarios de internet y 17.4 millones de hogares con conexión a este servicio.

Ocho de cada diez, disponen de celular inteligente, con lo cual tienen la posibilidad de conectarse a Internet.

Del total de actividades en la red el 76.6 por ciento representa el uso de redes sociales, por lo que una novedosa y necesaria manera de evaluar el éxito e impacto de un evento es analizando el tráfico que se generó en este rubro.

  • Medios de comunicación: si se trata de un evento grande, también es posible medirlo a través del número de publicaciones que surjan en los medios de comunicación.

Dependiendo de la magnitud del evento es necesario que evalues qué factores debes de considerar para llevar a cabo la medición del mismo; ten en cuenta que aunque esta acción implica invertir tiempo, dinero y esfuerzo, es sumamente necesario para tener un panorama real de lo sucedido y una gran oportunidad para mejorar de manera constante.

Juan Carlos Lozano es Director General de la empresa Creatividad

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