NO SUSTITUYAS EL CONTACTO FÍSICO

Una negociación positiva requiere de contacto visual. La comunicación verbal y no verbal juegan un papel determinante.

Un hábito y en múltiples ocasiones una obsesión de los individuos, es recurrir de manera excesiva al mail y a la mensajería instantánea, creyendo que la velocidad de las respuestas son la clave para tomar buenas decisiones; sin embargo, es fundamental tomar en cuenta que lo rápido no siempre es eficiente.

Cuando buscas llegar a un acuerdo con una o varias personas es importante cuidar y analizar los siguientes aspectos en el momento del relacionamiento: los movimientos corporales, la vestimenta, la puntualidad y la habilidad de expresión. También es importante cuidar el entorno en el que se lleve a cabo el encuentro; te recomiendo elegir un lugar en el que te conozcan y tengas un dominio total de espacio; además, el lugar que ocupas en la mesa, la posición de la silla, etc. dicen mucho de ti y determinan el rol de cada participante en una negociación. Si quieres dar señales de poder y control, asegúrate de tener todos los elementos a tu favor.

Desafortunadamente existe la falsa creencia de que en este tipo de encuentros lo único que importa es el tema económico, pero no es así. Cuando te sientas a negociar con una persona que sólo está concentrada en el tema monetario y no le da importancia a la logística, el posicionamiento, el relacionamiento, etc., es muy probable que no se concrete un buen acuerdo.  La prioridad de los elementos a considerar varía en cada caso en particular, aunque sin duda la calidad, honestidad, infraestructura, organización, liderazgo y creatividad, son puntos clave a evaluar antes de contratar a un meeting planner.

Considero que la prioridad de toda negociación es lograr acuerdos ganar-ganar, en los que ambas partes resulten beneficiadas y queden satisfechas, sólo así se logran relaciones duraderas. Toma en cuenta que todos los elementos que integran el concepto final ayudarán a visualizar de manera general las posibilidades, y de esta manera intentar llegar a los mejores términos.

La industria de reuniones requiere de incesantes procesos de negociación y, al igual que en todos los giros, el resultado no siempre es favorable; estar consiente de ello y hablar con los clientes y proveedores de manera clara contribuye enormemente a que puedas hacer una autoevaluación que sin duda facilitará que en futuras negociaciones tengas mejores oportunidades.  Lo ideal es entender al otro e identificar aquellos atributos que el otro puede adquirir sin que a ti te cuesten o resten valor.

En realidad un evento es el resultado de diversas negociaciones y de un arduo trabajo previo. Hay clientes que deciden omitir aspectos en el brief, argumentando que se trata de información confidencial.

Mi recomendación es que como marca te acerques a meeting planner en quien confíes para que mediante reuniones presenciales puedas dialogar abiertamente sobre las expectativas del evento, los retos y los miedos que enfrenta, así como el presupuesto destinado. La omisión de datos tiene como consecuencia la falta de entendimiento entre ambas partes, lo que se refleja y afecta los resultados.

Hablar con franqueza en toda la negociación incrementa las posibilidades de conseguir un trabajo más eficiente, en el que todos dirijan sus esfuerzos a un objetivo común: lograr un evento extraordinario.

En conclusión, a pesar de las facilidades que nos brinda la tecnología, las reuniones presenciales siguen siendo la regla de oro cuando se trata de negociar. No permitas que el aparente sencillo acceso a la comunicación instantánea te presione; ganarás más dándote el tiempo para reunirte con tus colegas, proveedores y clientes.

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