RESPONSABILIDAD Y EFICIENCIA, LA DUPLA PERFECTA

La responsabilidad es el cumplimiento de las actividades que cada persona tiene a su cargo; por otro lado, la eficiencia consiste en llevar a cabo cada una de las responsabilidades de manera adecuada y comprometida. En conjunto, la responsabilidad y la eficiencia son la dupla que hace posible la organización y ejecución de un evento para que el resultado sea exitoso y satisfactorio.

Para que cualquier proyecto o negocio funcione, cada individuo tiene que cumplir con las actividades a su cargo de manera precisa; una buena analogía es imaginar un gran rompecabezas en el que sin una de las piezas falta o está maltratada, el resultado no será el esperado.

Cuando alguno de los integrantes del equipo no cumple con sus responsabilidades con eficiencia, el resultado final se ve afectado y la mayoría de las veces otro integrante del equipo tiene que intervenir para corregir errores. Por supuesto es de humanos equivocarse, pero es responsabilidad de cada persona esforzarse en desempeñar de la mejor manera las actividades que le competen.

Como meeting planner te vuelves una especie de asesor, un brazo extra para tu cliente, por lo tanto es importante que te esfuerces por ponerte la camiseta desde un inicio; es esencial tener muy claro cuáles son los propósitos para llevar a cabo el evento; considera que aún antes de comenzar con tu etapa de planeación para conseguir que sea exitoso, tienes que precisar por qué lo estás haciendo y de qué manera puedes ayudar a tu cliente a concretar las metas de negocios que busca, a través de reunir a determinada audiencia.

Otro compromiso y muestra de responsabilidad de un organizador de eventos es darse a la tarea de investigar si la fecha en la que el cliente quiere realizar su evento no es una fecha complicada debido a elecciones políticas, vacaciones, días festivos o que sea una fecha ya ocupada por empresas que resultan ser competencia.

En los eventos existen dos tipos de contratiempos, conceptos que se refieren a una acción equivocada pero que son consecuencia de causas que los diferencian: 1) los errores, suceden cuando una o varias de las personas no cumplen con sus responsabilidades; generalmente es un descuido o bien decisiones poco acertadas, inclusive falta de comunicación; 2) los problemas son ocasionados por cualquier amenaza externa y las causas generalmente tienen mayor impacto. Como líder de equipo te enfrentas a ambas situaciones, pero lo importante es contar con las habilidades y capacitarte constantemente en el tema de “resolución de problemas”, actuar lo más pronto posible para arreglar de la mejor manera la situación y posteriormente, detectar las causas que dieron origen a estas malas experiencias, con el objetivo de que no vuelva a suceder.  Te recomiendo hablar tranquilamente con tu equipo de trabajo, hacerles notar cuál fue la causa y cuáles pudieron ser las peores consecuencias, pero sobre todo, motívalos para que esto no se repita.

La organización de eventos requiere de rapidez al momento de tomar decisiones y de ejecutar cada acción. Hay personas que necesitan que las estén correteando para cumplir con sus responsabilidades, por lo que, si en tu equipo hay personas así, te aconsejo platicar con ellas y motivarlas para que modifiquen su actitud. Por otro lado, hay otros individuos y colaboradores que son proactivos y altamente dispuestos a colaborar en lo que se necesite; indudablemente trabajar y hacer equipo con personas que tienen estas cualidades es maravilloso.

Hay acciones que resultan útiles para incentivar a tu equipo de trabajo: capacítalos, escúchalos, reconócelos, aclara sus dudas, diles qué esperas de ellos, sé flexible en las políticas y apóyalos; ten presente que en la medida en la que se sientan cómodos e integrados, su desempeño será colaborativo y mucho más positivo.

Es importante resaltar que para que un evento sea victorioso, el cuidado de cada mínimo detalle contribuye al resultado final, por lo que no hay que empequeñecer las responsabilidades; todos y cada uno de los integrantes del equipo son importantes.

 “Vale más ponerse la meta de la excelencia y no lograrla, que la mediocridad y conseguirla” (Carlos Llano Cifuentes)

Juan Carlos Lozano es Director General de la empresa Creatividad / @jlozano_creati

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