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¡Alerta! Webs apócrifas hurtan reservaciones de hospedaje a meeting planners  en grandes congresos internacionales. ¿Cómo prevenirlo? 

Sí, cada vez es más fácil realizar por internet el registro a un congreso, pero, ¿está siendo, al mismo tiempo, cada vez más seguro?

La mancha del mal uso de la información y los fraudes cibernéticos parece que empieza a ensombrecer el mundo de los congresos.

Por ello es importante, sin caer en pánico, encender una alerta a tiempo, antes de que el costo que empiezan a pagar algunos organizadores se propague tanto y termine por alcanzar también a los usuarios.

Y es que algunos expertos en el ramo han logrado identificar la aparición de páginas web apócrifas que, en nombre de algún congreso oficial, están desviando reservaciones a centros de hospedaje distintos de los hoteles sede.

El problema

Una mala práctica sobre la cual, el director general y la directora asociada de Eventia, Jesús Aparicio y Mónica Nieto, respectivamente, advierten:

  • Merma el negocio de los organizadores del congreso, al no permitirles cumplir con el bloqueo de cuartos pactado desde un inicio con el hotel.

  • Sucede, principalmente, en congresos en el extranjero, en particular, Estados Unidos y Europa.

  • Ocurre, mayoritariamente, en eventos que estiman una afluencia alta de participantes.

  • No hay una herramienta legal o tecnológica disponible, actualmente, para evitarlo.

  • Resulta difícil de identificar por el usuario, quien al final no resulta seriamente perjudicado, pues logra su registro y reserva su hospedaje.

La solución

No obstante, para el recién nombrado presidente de PCO Meetings México, Ulises Huitrón, sí hay medidas que se pueden emprender para tratar de aminorar su impacto. Y recomienda:

  • Comunicar: el organizador debe encontrar la manera de comunicarse con el usuario, a través de su página de internet y sus redes sociales para advertirle sobre estas malas prácticas.

  • Incentivar: es importante que el organizador brinde valores agregados como desayunos, tarifas preferenciales o la inclusión del internet, a quienes reservan con él, en el hotel sede.

  • Condicionar: Esto es algo que ya está recurriendo. El organizador puede ofrecer un descuento en la reservación del hotel, después que el asistente compruebe su registro al congreso o viceversa, brindar un descuento en el registro al congreso a quienes comprueben que han reservado en el hotel sede.

  • Delegar: hay que dejarse asesorar por los expertos en el desarrollo de páginas web y registros en línea, que puedan brindar mayores garantías de seguridad.

  • Competir: es importante concientizar que hay demasiada competencia y opciones de hospedaje más económicas, por lo que se debe tener bien identificado con qué y contra quienes se va a competir.

  • Seguir adelante: Ya no se puede parar el registro en línea, pero se debe ser cuidadoso de ofrecer todas las herramientas necesarias, como los pagos por internet, con los más altos estándares de seguridad.