NUEVOS PERFILES EN EVENTOS HÍBRIDOS

Su valor y reto radican en aportar contenido relevante y mejorar la interactividad vía remota.

Por: Raúl García López 

Si bien las reuniones presenciales no van a desaparecer, ya que la interacción humana es fundamental para el intercambio de conocimiento, hasta que la situación vuelva a la “nueva normalidad”, la tecnología es una aliada para los organizadores que quieran desarrollar eventos. 

Las medidas sanitarias y de distanciamiento social van a limitar el aforo en una primera fase de recuperación del sector. Y es que además, mucha gente no se sentirá segura de asistir a eventos con cientos de participantes. 

Reuniones híbridas 

La tecnología se ha ido integrando cada vez más a la organización. En un primer momento la tecnología permitió grabar las ponencias y los seminarios. Una vez que terminaba el evento, estos videos se enviaban a los participantes que no podían asistir. Posteriormente, también gracias a la tecnología fue posible la transmisión de dichas presentaciones en vivo, vía streaming. 

Hoy, los avances permiten desarrollar eventos híbridos que combinan una parte presencial con otra virtual en internet y el nacimiento de eventos 100 por ciento digitales, donde no hay un encuentro físico entre los participantes. Igualmente es posible celebrar encuentros que se desarrollan en varios sitios a la vez, intercambiando información entre ellos, o reuniones virtuales con asistentes conectados solo a través de espacios online. 

Sin confusiones 

No hay que confundirse con el significado. Hacer un webcasting y transmitir las ponencias en directo vía internet no significa tener un evento híbrido. Un evento de este tipo tiene que aportar algo más: mejores contenidos e interactividad con los usuarios remotos. La idea es que el asistente virtual sienta que realmente está en la reunión. 

Las teleconferencias normalmente son muy aburridas. La clave para organizar buenas reuniones digitales es el contenido y las aplicaciones tecnológicas de última generación, las cuales permitan una experiencia significativa. Hay que generar contenido que involucre y motive a la gente a participar. 

Big Data 

Uno de los grandes fenómenos que va a transformar a la industria MICE es el Big Data. Los eventos híbridos pueden generar muchos datos para analizar el comportamiento de los asistentes. 

¿Qué significa el Big Data? Consiste en el levantamiento, cruce y análisis de información personal de tus clientes o de los asistentes a una reunión. Los organizadores ya tienen gran información de los asistentes a sus eventos, pero no la usan para adelantar su comportamiento, personalizar contenidos y cubrir las necesidades específicas de los participantes. 

Tienen mucha información, pero en muchos sitios diferentes y no saben cómo cruzarla. Las empresas turísticas pueden comprar software o generar uno específico para la gestión y el análisis de esta información. 

Los organizadores de reuniones pueden analizar y cruzar: 

  • Los datos de miembros asociados a la organización 

  • De asistentes registrados a la reunión o evento 

  • Los de los asistentes virtuales 

  • De personas registradas a publicaciones y newsletters del organizador 

  • Los datos de registrados en ponencias y actos sociales 

  • Los de preferencias alimenticias y con necesidades especiales 

  • Las reservas hoteleras, si el organizador centraliza este servicio 

Por otro lado, la revolución digital ha permitido recabar gran cantidad de información personal de nuestros clientes o delegados en internet (redes sociales, blogs o comunidades virtuales) y otras fuentes (como uso de tarjetas de crédito, de dispositivos móviles o datos de geolocalización aportados por la propia app del evento). 

Con toda esta información se puede elaborar un perfil de comportamiento y hábitos de viaje de los asistentes, muy útil para adaptar el evento a su perfil y necesidades concretas. 

Esta información te permite: 

  • Conocer mejor a tu cliente 

  • Personalizar su experiencia 

  • Aumentar su satisfacción 

  • Generar más ingresos 

Los departamentos de marketing tienen que convertirse en departamentos de análisis de información. Es la vía más rápida para mejorar la experiencia de los clientes y asistentes a un evento. 

Todo este proceso de Big Data se va a favorecer con la llegada de la tecnología 5G, que permitirá conexiones mucho más rápidas a internet y velocidades de descargas antes nunca vistas y sin tener latencia (tiempo que tarda la información en llegar de un sitio a otro). 

Otras ventajas de usar la tecnología en eventos 

Personalizar la experiencia al gestionar directamente servicios como: 

  • Registrarse en ciertas sesiones y ponencias 
  • Confirmar asistencia a eventos sociales y de networking 
  • Votar y valorar todos los contenidos 
  • Organizar reuniones con otros asistentes 
  • Reservar espacio en transfers organizados al centro de convenciones 
  • Elegir tipo de almohadas o las amenities de la habitación 

Esto le permite al organizador: 

  • Enviar invitaciones personalizadas 

  • Ofrecer itinerarios y servicios a la llegada 

  • Usar geoposicionamiento para ubicar salas de reuniones y zona comercial 

  • Enviar información de patrocinadores y expositores 

  • Recibir feedback y votaciones en tiempo real 

Las empresas de la industria tienen que actualizarse tecnológicamente y visualizar esto como una inversión y oportunidad para brindar una experiencia más inmersiva, así como para recopilar información relevante que ayude a conocer mejor a los clientes y adaptar la organización del evento a sus necesidades y motivaciones. 

Raúl García López

Raúl García López
Fundador y Director de Aprende de Turismo
https://www.aprendedeturismo.orgaprendedeturismo.org