TRAVEL MANAGER, VISIÓN 2030

Conforme avanza, la tecnología brinda a estos especialistas la oportunidad de ser más proactivos y estratégicos dentro de sus empresas.

Hace realmente no tantos años que el travel manager invertía gran parte de su tiempo en realizar el reporte general de lo gastado en viajes corporativos.

Actualmente, hay tecnología que permite obtener, a detalle y en tiempo real, dicha información, con el análisis adicional de otros valiosos datos que, bien utilizados, ayudan a generar considerables ahorros.

El uso de una herramienta tecnológica en el proceso de reservación y compra de viajes, en el primer año, puede generar hasta un ahorro del 30% sobre el total del gasto del año inmediato anterior.

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Luego entonces, ¿estamos ante la amenazadora automatización que, como en otras industrias, terminará por suplantar al recurso humano?

De acuerdo con los expertos que consultamos (tecnólogos, por cierto), la respuesta es un rotundo “no”, acompañada de un “pero” que proyecta la transformación y ampliación de las funciones del travel manager actual y venidero.

30% del total del gasto de una compañía es lo que llegan a representar los viajes

Una nueva era

 

Viajeros de negocios

Con la tecnología, la administración de los gastos de viaje se convierte en una planeación más estratégica y no en una corrección o reacción a eventos que ya sucedieron.

De este modo, el travel manager ya no sólo reporta, sino anticipa. Y pasa de la gestión a la negociación, potenciando ahorros para las empresas, pero más importante aún, proyectando beneficios para los empleados.

Tendencias

Será en el cruce de los avances tecnológicos que desde hoy se tienen disponibles y las demandas específicas del mercado, donde se ubiquen –según los especialistas─ las tendencias que habrán de privar durante la próxima década, que incluyen:

  1. Un mayor desarrollo tecnológico enfocado a la gestión de viajes corporativos
  2. Más información que permita anticipar escenarios y personalizar soluciones
  3. Ajustes económicos que elevarán las expectativas de eficiencia y creatividad
  4. Flujo de datos más precisos y oportunos que permitan mejorar las negociaciones
  5. Un nuevo enfoque en la seguridad y bienestar de los viajeros, no sólo en las empresas
  6. Replanteamiento de las funciones del travel manager
  7. Adaptación a marcos fiscales y legislativos locales
  8. Adopción de la oferta disruptiva, como las plataformas de economía colaborativa
  9. Incorporación de nuevas tendencias como la sustentabilidad y la responsabilidad social
  10. Control total desde dispositivos móviles

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Los retos

En México, los principales retos que enfrenta el travel manager están ligados al reconocimiento de su papel en las empresas. Las funciones de estos personajes tendrán que irse definiendo cada vez mejor, a fin de enfocarse en un mayor análisis de la información que permita, con creatividad, reducir costos y mejorar las condiciones de trabajo de los viajeros.

Definir funciones

El lado malo de esta “simplificación” tecnológica, de acuerdo con el director ejecutivo de Mexico Business Travel Association (MBTA), Rodolfo Macedo, es que ahora se le encargan al travel manager otras tareas, en el mejor de los casos, relacionadas con los viajes, pero en ocasiones, muy alejadas de eso.

“La parte de viajes todavía no es tan valorada, por eso, hay empresas donde se encarga a los travel managers otro tipo de servicios que les llaman generales, como la gestión del comedor, de la limpieza, de las flotillas, que no son propiamente de los viajes corporativos.” Rodolfo Macedo, director ejecutivo de MBTA

Travel manager vs meeting planner

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Una de las funciones que recurrentemente se está asignando al travel manager tiene que ver con la organización de eventos, trinchera donde se encuentra con otro guerrero, muchas veces, también, incomprendido y subutilizado: el meeting planner.

Macedo explicó que en esos casos, generalmente, el travel manager se encarga de la negociación con los proveedores y la parte del control del gasto; mientras que su contraparte ve cuestiones del objetivo del evento, la creatividad, la innovación, el efecto wow, más ligadas a la operación de los eventos.

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Un puente a las empresas

Para el presidente del Comité de Proveedores de la Global Business Travel Association (GBTA) México, Beat Wille, la problemática, más allá de tener un travel manager multitask, es no llegar a contar con esta figura.

“En México todavía muchas empresas no le dan la importancia al tema de viajes corporativos y hay una gran oportunidad de ahorro, porque es un gasto muy controlable.”

El también Country General Manager de BCD Travel reconoció que todavía son minoría las empresas, generalmente grandes, que tienen a una persona encargada de velar por el cumplimiento y optimización de la política de viajes.

“Muchas veces trabajas con alguien de Finanzas o Recursos Humanos. En las empresas familiares, la asistente del director valida los viajes directamente con los dueños. Ahí no tienen un rol formal de un travel manager, pero recomendamos que alguien siga haciendo las funciones dentro de la misma organización para que pueda implementar cambios en caso de ser necesario”, explicó Beat.

Menos gasto, más control

Beat Wille planteó que en este contexto de desaceleración económica hay una oportunidad de revalorar el papel del travel manager, pues es cuando las empresas demanda un mayor control sobre gastos como el que representan los viajes.

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Sin embargo, destacó que más allá de lo económico, el travel manager de hoy debe involucrar un análisis de la motivación de los viajes corporativos, a fin de identificar si es realmente necesario hacerlos o si pueden suplantarse por otra forma de comunicación.

“Hemos visto una tendencia, por ejemplo, de menos gastos en el viaje en sí. Ha habido una cierta disminución en desplazamientos largos o intercontinentales.”

Más allá del ahorro

El director de SAP Concur México, Ángel Morfín, coincidió en que el travel manager tiene un poder de controlar algo más que el gasto de viaje.

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Dijo que hoy se cuenta con tecnología que mide, por ejemplo, la huella de carbono que deja una empresa, a partir de los viajes realizados por sus empleados.

Resaltó, también, la adaptación que han tenido las herramientas de gestión de viajes al incorporar a las soluciones de economía colaborativa como Uber o Airbnb.

Finalmente, dijo que la tecnología de Concur alcanza tal detalle que es posible llevar el control de los recursos de la “caja chica”, casi siempre opacos.

“Hoy que tenemos una economía en desaceleración y no se están teniendo los crecimientos en ventas, este tipo de herramientas podrían ayudar a equilibrar, incrementando la rentabilidad a través del control de gastos.” Ángel Morfín, director de SAP Concur México.

Sustentabilidad como tendencia

El director regional de Ventas para Amadeus, Adolfo Jiménez, recalcó, también, lo específico que pueden llegar a ser los controles que la tecnología le brinda al travel manager.

Y señaló, como una tendencia, el tema de la sustentabilidad para lo cual la empresa cuenta con soluciones que optimizan la eficiencia en las operaciones de sus clientes, muchas veces vinculadas a mejores resultados ambientales, sobre todo, en cuanto a la reducción del consumo de combustible y las emisiones para los clientes proveedores de viajes.

“Hay una tendencia en la industria de los viajes hacia la segmentación y la personalización de los servicios. Lo mismo sucede a nivel corporativo, donde la tecnología puede ser el mejor aliado del travel manager.” Adolfo Jiménez, director regional de Ventas para Amadeus

Bienestar para el viajero de negocios

Por su parte, la directora de Ventas Globales para Latinoamérica en CWT, Gabriela Aceves, habló de otra importante tendencia que estará vigente en la próxima década: el bienestar del viajero.

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Esto, porque hay una nueva generación que concede especial importancia al equilibrio entre la vida personal y profesional, que en el tema de viajes corporativos busca minimizar el estrés y hacerse de los recursos para alcanzar mayores niveles de productividad, lo que trae como consecuencia un mejor retorno de la inversión realizada en el desplazamiento.

Con este contexto, no es de sorprender que las políticas de viaje hoy tomen en consideración la comodidad y el interés del viajero.

Y no se trata de una cuestión de comodidad o gusto solamente, ahora se contemplan variables de seguridad con soluciones de comunicación y geolocalización que, en casos de emergencia, como desastres naturales o atentados, posibilitan tener contacto con los empleados.

De acuerdo con un estudio desarrollado por CWT, el 71% de los viajeros siente que su compañía lo toma en cuenta para temas de salud y bienestar cuando están creando su política de viajes.

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Conclusiones

El actual panorama de desaceleración económica, demanda un mayor control sobre los gastos de una empresa. Oportunidad inigualable para posicionar la importante labor del travel manager que con la tecnología adecuada, podrá acceder a información que permita generar grandes ahorros para las compañías y provocar menos molestias y contratiempos para quienes viajan.

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