RETOS DE LOS EVENTOS HÍBRIDOS  

En 2020, aumentaron 366% las reuniones virtuales.  

Derivado de la pandemia, la industria de eventos se ha visto obligada a reinventar la forma de reunir a las personas sin poner en riesgo su bienestar. Así, los eventos virtuales e híbridos se convirtieron en la opción más segura para continuar trabajando, cerrar algún negocio, capacitarnos e incluso sentirnos más cerca de nuestros seres queridos. 

Según cifras de Jukebox, agencia creativa y de producción de eventos, en 2020 incrementó 366% el número de reuniones virtuales y 448% las personas que participaron en éstos. 

“Resulta lógico, no teníamos manera de poder reunirnos y encontramos en los eventos a distancia un escape”, comentó Alejandro Escalante, director de Producción de la compañía, durante la Cumbre AMPROFEC.  

Alejandro Escalente Jukebox Cumbre Amprofec

Para el experto uno de los retos que hoy enfrenta el gremio es prepararse para una industria más híbrida, que pueda generar experiencias presenciales y virtuales de manera simultánea. Asimismo, compartió algunas de las ventajas de organizar un evento híbrido

📱Mejora el impacto en redes sociales  

👥Tiene mayor alcance 

🌐Presencia de ponentes internacionales a bajo costo  

💬Excelente canal para comunicación interna  

🖥️Los invitados pueden participar sin tener que desplazarse  

🙌Control de beneficios para ambos canales  

😉Genera mayor rentabilidad  

😃Capta un nuevo público (centennials, generación ya presente en el mercado laboral) 

👤Cumple con medidas de bioseguridad sin renunciar a una mayor audiencia  

💻Es posible trasladar el evento a formato virtual en caso de nuevas restricciones  

Un evento, dos experiencias  

Así funciona un encuentro híbrido, según Alejandro Escalante, los organizadores deben crear una experiencia para cada público, con el objetivo de que ambos puedan interactuar y disfrutar del programa educativo, actividades y networking. Para lograrlo, son necesarias cuatro figuras:  

✔️Event planner  

✔️Prestador(es) de servicios  

✔️Creativos  

✔️Dinamizadores virtuales  

Eventos híbridos / Alejandro Escalente Jukebox Cumbre Amprofec

Tendencias  

📲46% de los invitados a un evento virtual se registra 

💻70% de las personas que se registraron asiste al encuentro 

📅Martes, miércoles y jueves, mejores días para realizar un evento virtual  

🕥De 9:00 a 17:00 horas, horario más atractivo para los asistentes 

🖥️52.8% considera que un evento digital debe durar entre 1 y 2 horas  

🗣️50% opina que una conferencia debe durar entre 30 minutos y 1 hora  

Qué sí… 

🕥Contador regresivo. Ayuda a que el asistente puntual pueda calcular el tiempo que falta para iniciar.  

✔️Plecas. Los asistentes no necesariamente conocen a los speakers y agradecen poder saber a quién escucharán.  

📅Add to calendar. Ayuda a la audiencia a recodar la cita de una manera fácil.  

🗣️Traducción. No todos son bilingües, cuando el evento no cuenta con traducción simultánea se registra una deserción significativa.  

Qué no… 

👎Descargar software. Por seguridad y por tiempo, no les gusta descargar aplicaciones extra para participar en un evento.  

⛔Costo elevado. Cuando las ponencias son virtuales, los asistentes esperan un precio menor.  

😕Ponentes. Con una mala elección puedes perder a la audiencia.  

😴Horario. Nadie está dispuesto a levantarse más temprano o dormirse más tarde por participar en un evento o una ponencia.  

La plataforma 

56.8% prefiere Zoom, pues consideran que es muy importante: 

👍Seguridad (84.6%) 

👍Navegación intuitiva (65.3%) 

👍Chat o herramienta de interacción (69.2%) 

👍Multilenguaje (34%) 

👍On demand (46%) 

👍Multidispositivo (73%) 

👍Sin descargas (69.2%)  

Alejandro Escalente Jukebox Cumbre Amprofec

“Los eventos virtuales no compiten con los presenciales, son una herramienta que suma y que debe generar una experiencia igual de significativa. Además, ayuda a mejorar el impacto en redes sociales, la capacidad de generar mayor rentabilidad y llegar a nuevos públicos”, Alejandro Escalante, director de Producción de Jukebox.  

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