EVALÚA ANTES EL RECINTO

Congresos de la A a la W

En la elección del destino para llevar a cabo un evento, sobre todo cuando es de grandes dimensiones, un factor muy importante es su recinto el cual debe ser evaluado cuidadosamente, además de leer perfectamente las letras chiquitas de las reglas y condiciones de contratación.

Lo primero que se debe analizar es si el recinto será suficiente para el evento que pretendemos llevar. El personal de ventas es muy dado a indicar la capacidad en número de personas sentadas en tipo auditorio, pero para un congreso eso es irrelevante ya que se requieren áreas de diversos tamaños para las sesiones simultáneas, espacio para una exposición comercial acorde al tamaño del congreso y un espacio cómodo para el registro de los congresistas. Pasada esta prueba se debe analizar el estado de las instalaciones cuidando que cada una de esas áreas tenga sus propios controles de iluminación y aire acondicionado, que las divisiones no permitan la contaminación de ruido de una sala a la otra y que el mobiliario del centro de convenciones sea el adecuado, es decir, mesas, sillas, estrados y de ser posible pódiums.

Un error muy frecuente es que los llamados centros de convenciones no lo son en realidad, sino que son centros de exposiciones que pretenden dividir sus salones cuando tienen un congreso quedando áreas totalmente inútiles para sesionar.

auditorio

La mayor parte de los centros de convenciones tienen reglas establecidas para que solo puedan servir alimentos ellos mismos o sus proveedores oficiales, lo cual resta posibilidades de selección de alimentos y de calidad de los mismos. De igual manera sucede con los elementos de seguridad, deben contratarse a través del centro de convenciones lo cual elimina automáticamente la competencia y el servicio deja mucho que desear.

El internet sigue siendo considerado como “artículo de lujo” en muchos de los recintos y su costo es elevado.

En algunos centros el montaje es difícil porque no cuentan con suficientes andenes de carga y descarga o bien los montacargas no son suficientes para recibir a los expositores en dos o tres días. En este caso la seguridad juega un papel importante porque es cuando ingresan las mercancías y es también cuando hay robos por los cuales con frecuencia el centro de convenciones no responde a pesar de que la seguridad contratada es la que ellos mismos exigen.

catering

Foto de Timur Saglambilek en Pexels

El asunto de la limpieza es otro factor a considerar aunque desgraciadamente esto lo vivimos, al igual que lo anterior, una vez que estamos en el evento. Hay recintos que se olvidan que tienen que limpiar frecuentemente los servicios sanitarios y dotarlos de jabón, papel y toallas, que deben cuidar que los sitios donde se sirve el coffee break esté limpio y retirar la basura de sobres de crema y azúcar o restos de alimentos que deja la gente.

Sin mencionar nombres, en nuestro país existen algunos, pocos, buenos centros de convenciones y muchos centros de exposiciones que pretenden ser centros de convenciones cuando les conviene más. También hay, por otro lado, centros de convenciones muy grandes con áreas de exposición muy pequeñas que no corresponden a su capacidad para recibir congresistas.

Finalmente es de tomar en cuenta el factor humano ya que generalmente la persona que nos vende el centro de convenciones no es quien lo opera y muchos de los ofrecimientos o promesas no pueden ser llevados a cabo porque así lo deciden los mandos operativos, es en este momento cuando recibimos las “sorpresas” de que además de las rentas de piso hay que pagar por la electricidad, el movimiento de candiles y otros que surgen en la operación.

Imagen de portada: Riccardo Bresciani en Pexels