PREPÁRATE PARA LOS VIAJES DE NEGOCIOS 

5 claves para estabilizar tu empresa y retornar con mayor fuerza.   

Por: Ángel Morfín 

Experimentamos uno de los mayores cambios de paradigma que el mundo moderno ha presenciado y, para quienes colaboramos con la industria de los viajes y el hospedaje, es un hecho sin precedentes. 

Esta pandemia expone que la seguridad es un factor imprescindible. Para las compañías no es opcional, de ahí que mantener la seguridad sea prioritario en la reestructura de los negocios. Las soluciones tecnológicas nos ofrecen certeza de que los lugares visitados por nuestros colaboradores cuentan con las nuevas medidas de seguridad, y que los proveedores de servicios de hospedaje cumplen con las medidas sanitarias recomendadas.  

travel manager

¿Qué pueden hacer los profesionales de viajes? 

Si bien el futuro cercano aún es incierto, existen muchas preguntas que deberíamos plantearnos y buscar sus respuestas para agilizar la reincorporación a la “nueva normalidad”. ¿Qué puedo hacer como gerente de viajes para estabilizar mi empresa en el presente y prepararme para lo que está por venir?, ¿cuál sería mi plan de acción para comunicarme con mi equipo y prepararme para el retorno gradual de operaciones?  

Ya sea una empresa grande o pequeña, de cualquier industria, existe una lista inicial de cinco acciones clave que los profesionales de viajes pueden considerar y poner en práctica en esta nueva normalidad empresarial:  

  1. Cambiar paradigmas y ajustar el programa de Gestión de Gastos y Viajes (T&E) para enfrentar un entorno empresarial cambiante. 

  1. La transparencia es necesaria​ para asegurar reportes de gastos completos. 

  1. Construir puentes y romper barreras​ a fin de alinear las prioridades de los stakeholders con las nuevas normativas y requisitos locales e internacionales. 

  1. Prepararse para próximas eventualidades, así como tener listo un plan mejorado de contingencia como parte del programa de viajes. 

  1. Establecer alianzas a largo plazo mediante relaciones más sólidas con actores internos como las áreas de Recursos Humanos y Finanzas, así como con proveedores, agencias de viajes (TMCs) y socios estratégicos. 

líder travel manager / el futuro

Un gerente de viajes debe tener el enfoque de un líder de gestión digital a fin de preparar a su empresa para el futuro. La comunicación fluida con la dirección de la compañía y comunidad de viajeros es esencial para comprender sus necesidades, así como para elevar aún más la función de su gerencia dentro de la empresa. 

Aunque no podemos predecir cómo será el mundo posterior a la pandemia, considero que saldremos fortalecidos como individuos, proveedores de servicios, empresas y comunidad global. Las formas en las que hacemos negocios podrían cambiar para siempre, pero encontraremos una nueva estrategia para hacerlo ¡por más inusual que parezca! 

Buenos cimientos y grandes ahorros  

En México hay empresas que se han posicionado a nivel global con mejores prácticas en su gestión de viajes de negocio. Me refiero a Elementia, empresa con presencia internacional que fabrica y comercializa productos para la industria de la construcción en ocho países y que gracias a soluciones en la nube como SAP Concur, revolucionó la experiencia de sus seis mil colaboradores en todo el proceso que involucra la gestión de viajes.  

tres años de la implementación de nuestra solución y su adopción en el 90 por ciento de los colaboradores, esta compañía registró ahorros: 

  • 10 millones de pesos anualmente  

  • 50% en el tiempo para la creación de reportes de gastos 

  • procesos de gestión de viajes en tan solo 15 minutos 

Con estos ejemplos estoy convencido de que empresas con sólidas estrategias de viajes enfrentarán mejor los cambios en los paradigmas de negocios y en el sector turismo. Estamos en un momento ideal para replantear prioridades, ajustar políticas y prepararnos para la realidad que estamos creando. Si no aprendemos de estas lecciones y no actuamos en función de éstas, difícilmente tendremos oportunidad de presenciar acontecimientos que nos obliguen a hacerlo. ¡El momento es hoy!   

ángel morfin Concur

Ángel Morfín 

Director General de SAP Concur en México 

Imagen de portada: upklyak by Freepik