9 TIPS PARA ATRAER EVENTOS A UN DESTINO

Panel: "Fortalecimiento de las OCVs en la industria de reuniones, a través de la visión de un PCO".

Ante un mundo cada vez más competitivo, las Oficinas de Congresos y Visitantes (OCVs) deben fungir como facilitadores en un destino, en temas relacionados a procesos, información y contactos que los PCOs —y demás organizadores— requieran para planear desde una visita de inspección hasta un congreso. En ello coincidieron cuatros destacados PCOs durante la charla "Fortalecimiento de las OCVs en la industria de reuniones, a través de la visión de un PCO", llevada a cabo en el marco de la edición 45 del Tianguis Turístico celebrado en la ciudad de Mérida, Yucatán.  

Tianguis Turístico Mérida

Moderado por Michelle Wohlmuth, director ejecutivo de Creatividad, el panel compartió cuáles son las acciones que fortalecen la imagen de un destino como sede de eventos y aquellas que dificultan la organización de un encuentro. Esto con el objetivo de propiciar una relación más cercana y coordinada entre las OCVs en México y los PCOs, que derive en beneficios de ambas partes y toda la cadena de valor.  

1. No malbaratar el destino 

"Uno de los errores más comunes de los destinos es asumir que para ser sede de un evento tienes que dar muchísimas cosas en cortesía y malbaratar tu producto, lo que corrompe el proceso comercial", Ana Paula Hernández, vicepresidente de BCD Meetings & Events para Latinoamérica.  

2. Definir su vocación  

“Las OCVs necesitan hacer un estudio a profundidad para saber cuál es su vocación: así como hay sol y playa con centro de convenciones, hay sol y playa sin centro de convenciones; no es lo mismo Chihuahua que Acapulco”, asegura Alberto Rosenbaum, director general de Intermeeting.  

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3. Conocimiento profundo de su destino 

En ocasiones se confunde con promoción turística y va más allá, tiene que ver con analítica, logística, conocimiento real de la capacidad de sus espacios y condiciones, flexibilidad para la operación de un evento, a fin de lograr que el proceso sea más sencillo y benéfico para todas las partes", Ana Paula Hernández, vicepresidente de BCD Meetings & Events para Latinoamérica.  

4. Profesionalización y capacitación  

“Existen varias asociaciones en México a las que pueden acercarse las OCVs para tomar cursos y certificaciones con el objetivo de capacitar a su equipo y trabajar de mejor manera con los PCOs”, Julio César Castañeda, director general de Imagine Eventos.  

5. No hacer negociaciones 

"Las OCVs son facilitadores, la negociación la tiene que hacer directamente el cliente, pues en muchas ocasiones te heredan contratos con condiciones que no puedes sostener y complican la operación", Liliana Cabrera, CEO de Corporativo 4F.  

6. Generar experiencias memorables  

"Todo ha cambiado a causa de la pandemia, hoy las personas se sienten más seguras al estar en un lugar al aire libre, y para ofrecer una experiencia memorable las OCVs deben conocer las características de estos sitios: capacidad, servicios, facilidades para la operación, entre otras", Alberto Rosenbaum, director general de Intermeeting.  

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 7. No regalar el recinto  

"Depende del modelo de negocio del destino, si éste garantiza que habrá continuidad y que durante tu evento el recinto tendrá luz, agua y demás servicios, está perfecto, de lo contrario, saldrá más caro el remedio que la enfermedad", Ana Paula Hernández, vicepresidente de BCD Meetings & Events para Latinoamérica.  

8. Evitar compromisos imposibles de cumplir 

"A veces por ganar el evento, los destinos ofrecen espacios espectaculares pero que no cumplen con las necesidades de la reunión. Por ello es importante que conozcan los procesos y se acerquen a nosotros (los PCOs), pues no sólo se trata de atraer un evento, hay todo un camino por recorrer para llevarlo a cabo", Liliana Cabrera, CEO de Corporativo 4F. 

9. Acceso a la información en tiempo real 

"Hay un problema importante de data, pocos destinos tienen una página web con información actualizada relacionada con nuestra industria: espacios, capacidades, proveedores, procesos y demás. Es indispensable contar con esta herramienta para facilitar nuestra labor", Ana Paula Hernández, vicepresidente de BCD Meetings & Events para Latinoamérica.  

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