QUE TU AVATAR HAGA NEGOCIOS POR TI

Con una alta dosis de Creatividad ingresarás a un mundo donde no hay límite para organizar eventos.

Hoy más que nunca la industria de reuniones necesita reinventarse, generar nuevas opciones de negocio y crear experiencias disruptivas que cautiven a sus clientes. Bajo esta premisa, la agencia Creatividad presenta Virtual Venue, un espacio totalmente digital que ofrece posibilidades infinitas para llevar a cabo un evento de hasta 10,000 asistentes simultáneos desde cualquier parte del mundo. 

“Necesitábamos encontrar algo que nos diferenciara de los millones de reuniones vía Zoom que se están realizando alrededor del mundo, no podíamos presentarles la misma solución a nuestros clientes. Nos dimos a la tarea de buscar y encontramos Virtual Venue, una plataforma que describo como lo más real a la realidad”, comenta Michel Wohlmuth, director ejecutivo de Creatividad.  

En esta venue, los asistentes a un congreso, convención, expo o seminario sólo deberán registrarse, crear su avatar y decidir qué actividades realizarán a lo largo del día. “Una vez que generas tu personaje eres libre de caminar, bailar, hablar, interactuar con otras personas y visitar diferentes espacios”, asegura Juan Carlos Lozano, director general de dicha empresa.  

 

Virtual Venue fue desarrollado por VirBELA, compañía especialista en creación de entornos virtuales.  

 

Sin límites 

La imaginación del meeting planner es el único límite de Virtual Venue, ya que es posible recrear un sinfín de ambientes y espacios (salones, área de exposición, oficinas privadas, cafetería, cancha de futbol, teatro, auditorio al aire libre, lago, playa, bosque, etc.) de acuerdo al programa del evento y las solicitudes del cliente.  

 

 ¡Importante! Además del avatar, la plataforma también permite la interacción a través de videoconferencias.  

 

Recursos optimizados 

Organizar un evento en Virtual Venue cuesta entre 10 y 15% del valor total que genera realizarlo en “nuestra realidad", es decir, significa un ahorro de entre 85 y 90%. Esto se debe a que no habrá gastos de hospedaje, transporte, alimentos u otros aspectos. Los recursos se emplearán principalmente en la renta del venue, la contratación de los speakers y del personal que operará el encuentro y apoyará a los participantes.  

 

100% seguro 

La plataforma garantiza la seguridad de los datos de clientes y participantes. Como en cualquier evento existe un contrato de confidencialidad de información. Respecto a los documentos compartidos, funciona igual que en Teams o Zoom, sólo tienen acceso las personas autorizadas y éstos no permanecen alojados en Virtual Venue.  

 

Planeación y logística 

Ambas se llevarán a cabo de manera similar a un evento presencial, según los tiempos que requieran tanto organizadores como clientes. Implica el mismo trabajo de planeación y logística: espacios, brandeo, diseño de programa, configuración del salón, elección de speakers y personal, etcétera.  

 

Capital humano 

A pesar de ser un mundo virtual, la plataforma también requiere de personal capacitado para la operación del evento. Cada miembro del staff contará con su propio avatar y será responsable de actividades específicas como el registro, la bienvenida al venue, dar informes a los asistentes, resolver contratiempos en los diferentes espacios, entre otras. “Virtual Venue es una gran tecnología que será utilizada por expertos en organización de eventos”, comparte Lozano.  

 

Reuniones híbridas 

Esta plataforma es el primer paso del proyecto creado por Creatividad. “Visualizamos a Virtual Venue como la primera fase con eventos totalmente virtuales. La segunda fase (después del confinamiento) son las reuniones híbridas, es decir, con participantes presenciales en un número determinado debido a las medidas de seguridad sanitaria y, de manera paralela, con una cantidad mucho mayor de asistentes virtuales”, detalla Wohlmuth. 

 

Business Partners 

Creatividad es la compañía que cuenta con la licencia para operar Virtual Venue en México, Centroamérica y Sudamérica. Sin embargo, la plataforma también será comercializada por BCD Meetings & Events, LKD Powering Events, Conrad y ActNow.  

 

48 horas

duró la negociación entre Creatividad y VirBELA

20 días

tardó el desarrollo del proyecto

10,000 asistentes

simultáneos puede admitir Virtual Venue