RECONVERSIÓN DE LAS EXPOS

Cómo transmitir seguridad a clientes y audiencias.  

La salud se ha convertido en tema prioritario para la industria de reuniones, los presupuestos de las exhibiciones ahora consideran integrar pruebas rápidas de COVID-19; y aunque los eventos virtuales e híbridos seguirán ganando terreno, también es tiempo de recuperar poco a poco los espacios físicos.  

“La reapertura de las exhibiciones presenciales seguramente se dará de forma gradual y con menos visitantes, por lo que hay que apostarle a que sean de calidad. Es una oportunidad para explorar la gama de eventos y presentar una oferta de valor mucho más extendida”, comenta Celia Navarrete, presidente de la Asociación Mexicana de Profesionales en Exposiciones, Ferias y Convenciones (AMPROFEC), en el marco del Global Meetings Industry Day 2021 (#GMID21).  

GMID21 / reapertura de las expos por Celia Navarrete

86% de los expositores prefieren los eventos presenciales. 

Cero suposiciones  

Lo primero es dejar de suponer, “debemos seguir preguntando a nuestras audiencias ¿Crees que la reapertura pueda ser viable en el destino sede? ¿Hay oportunidad de negocio? ¿Qué tipo de condiciones tendría que haber para que podamos reunirnos? Y usar esta información a tu favor”, opina Navarrete. 

Recientemente CAT Consultores, en conjunto con AMPROFEC, realizaron el Estudio Nacional de Ferias y Exposiciones 2021, desde la óptica de Expositores y Visitantes, en donde se reveló la preferencia de los eventos físicos ante los virtuales. Los consensos son parte fundamental para la reactivación.  

28% de los encuestados está listo para retomar las expos. 

Comunicación efectiva  

Es muy importante que toda la cadena de valor mantenga informados a los clientes acerca de las medidas y protocolos de salud que se implementarán:

“Mientras comuniquemos el éxito de las reaperturas generaremos más confianza a las audiencias para retomar los eventos en vivo”, aseguró Celia. 

AMPROFEC ha trabajado en conjunto con el Consejo Mexicano de la Industria de Reuniones (COMIR) y la Asociación Mexicana de Ferias y Exposiciones en Recintos (AMEREF) en protocolos sanitarios que describen las medidas a seguir en montajes, espacios, áreas de desinfección, A&B, entre muchos temas más.  

Consúltalo aquí 👉Manual de continuidad AMPROFEC

GMID21 / reapertura de las expos por Celia Navarrete

Presupuestos  

Destinos y recintos están destinando un presupuesto cuantioso para reconfigurar los encuentros y así ofrecer tanto nuevas tecnologías como elementos para salvaguardar la salud de asistentes y colaboradores: 

“La inversión es mucha para lograr esa reconversión, además de que deben trabajar en la difusión para que la audiencia los considere espacios seguros. Expo Guadalajara es un gran ejemplo exitoso, así como Riviera Diamante”, informa Celia.

¿Las pruebas rápidas por quién serán costeadas? “Acerquémonos con todos los actores del evento para ganar-ganar, exploremos todas las posibilidades”, desde pedir apoyo al destino sede, hasta eliminar algunos gastos de la expo para equilibrar el costo. 

Cambiar la sede  

“Algunos destinos están en una situación complicada para la reapertura y veo una gran oportunidad para que los organizadores exploren otras sedes. Mérida, por ejemplo, es una ciudad segura que tiene recintos, hoteles, proveeduría, etcétera. Encuestemos a nuestras audiencias, a lo mejor tenemos la oportunidad de llevar un producto a otro destino.” 

GMID21 / reapertura de las expos por Celia Navarrete

Seguridad, responsabilidad compartida 

  • La reapertura se dará con el trabajo en equipo: destino, autoridades locales, recintos, proveeduría calificada y un organizador alineado a las cuestiones de seguridad e higiene. 

  • En algunas reuniones se invita a los participantes a firmar una carta responsiva, es muy importante comunicar que es un compromiso para cuidarnos a nosotros mismos y no arriesgar a los demás. 

  • En esta primera etapa, aunque algunos participantes ya estén vacunados deberían seguir las medidas sanitarias para crear un ambiente seguro.  

Alianzas = éxito  

Clarion Events, Tarsus e Informa Markets pactaron el año pasado para llevar a cabo tres magnas expos del mundo de la moda de manera simultánea: 

✅OFF PRICE 

🧍450 expositores

🚶‍♂️12,000 visitantes 

✅WWIN 

🧍400 expositores

🚶‍♂️4,000 visitantes 

✅Magic 

🧍3,330 expositores 

🚶‍♂️78,000 visitantes 

GMID21 / reapertura de las expos por Celia Navarrete

La sede en esta ocasión fue Orange County Convention Center de Orlando, Florida, utilizando los estándares de salud de Informa AllSecure. El resultado fue la optimización de recursos y la apertura de nuevos nichos de mercado.