APUESTA POR LA ERA HÍBRIDA 

Mientras los planners invierten en encuentros con elementos digitales, los proveedores aún se encuentran dudosos.  

Según la última encuesta Recovery Dashboard que Professional Convention Management Association (PCMA) publicada dos veces al mes mediante su medio informativo Convene, los organizadores de eventos tienen más esperanzas en los eventos híbridos, que los proveedores de servicios. La encuesta fue aplicada a 476 meeting planners y 212 proveedores, principalmente de Estados Unidos; cabe destacar que la participación latina es todavía muy reducida. 

Primero se cuestionó sólo a los organizadores sobre si en los próximos tres meses planeaban rediseñar sus encuentros presenciales para hacerlos digitales, a lo que respondieron: 

53% Sí, todo el programa será en línea 

26% Será híbrido con elementos digitales  

21% No 

La segunda pregunta fue para organizadores y proveedores, quienes dijeron cómo imaginan que serán las reuniones face to face cuando termine la pandemia: 

  • Habrá una alta demanda acumulada  

19% planners / 14% proveedores 

  • Los eventos locales y regionales pequeños destacarán ante nacionales e internacionales  

33% planners / 55% proveedores 

  • Los participantes dudarán en viajar para encontrarse cara a cara

14% planners / 12% proveedores 

  • Los eventos serán híbridos para alcanzar mayor público

27% planners / 16% proveedores 

  • Otros escenarios 

7% planners / 3% proveedores 

crisis en la industria de reuniones y expos

Ante la interrogante: ¿cuál cree que será el impacto general que tendrá la Covid-19 en los ingresos de su negocio?, la mayoría de los planners y proveedores esperan pérdidas superiores al 75% en los próximos tres meses, y aunque el panorama parece no cambiar para finales del año, la mayoría de los encuestados cree que para 2021 las pérdidas serán de entre 25 y 50%.  

vuelos en la era covid

PCMA también preguntó cuál sería la distancia más lejana que estarían dispuestos a recorrer los encuestados para asistir a un evento de negocios ante la ausencia de una vacuna: 

  • Cualquier distancia necesaria si el programa vale la pena 

22% planners / 25% proveedores 

  • Vuelos de hasta 5 horas 

6% planners / 9% proveedores 

  • Vuelos de hasta 2 horas 

9% planners / 13% proveedores 

  • Viajes terrestres de hasta 4 horas 

22% planners / 27% proveedores 

  • No viajaría 

41% planners / 27% proveedores 

dinero meeting planners

Otra pregunta interesante que respondieron los organizadores fue: ¿cuál es el mayor desafío financiero con respecto a la planificación de un evento para el próximo año? 

37% Fijación de precios para un evento híbrido   

25% Cómo presupuestar en términos de expectativas de asistencia para encuentros face to face 

12% Gastos relacionados con las normas sanitarias en eventos físicos 

7% El cobro a los participantes en eventos digitales 

5% La forma de pago para expositores y patrocinadores en eventos digitales 

4% Gastos relacionados con el marketing de reuniones en un mundo posterior a la Covid-19 

2% Decidir sobre el precio de registro para los participantes en un evento presencial 

8% Otros 

Por último, los encuestados compartieron qué nuevas habilidades necesitan desarrollar para estar más preparados: 

  • Diseño de ambientes con más normas estrictas de higiene 

52% planners / proveedores 54% 

  • Diseño de eventos digitales 

 71% planners / 58% proveedores 

  • Continuidad del negocio y planificación de escenarios 

34% planners / 39% proveedores 

  • Monetización de eventos futuros 

32% planners / 22% proveedores 

  • Resiliencia en tiempos de crisis 

23% planners / 30% proveedores 

  • Desarrollo de ventas y marketing para un mercado post-Covid-19 

35% planners y 65% proveedores 

  • Otras habilidades 

3% planners / 1% proveedores 

desafío

“El hecho de que los planificadores consideren los eventos híbridos como el camino a seguir es evidente en el 37 por ciento de ellos, en comparación con el 30 por ciento en junio, en donde el presupuesto para un evento híbrido fue elegido como el mayor desafío financiero. Por otro lado, tanto organizadores como proveedores comparten una creciente duda para viajar por eventos de negocios este año”, según Convene Magazine.  

Aunque ha sido complicada la adaptación digital e híbrida a los nuevos encuentros es una alternativa para que los planners no tengan que cancelar, pero para muchos proveedores esa posibilidad los elimina de la jugada, pues significa menos solicitud de catering, transporte, AV, stands e incluso algunos que no tienen cabida y que tendrán que replantear sus  servicios para seguir en el mercado. 

Consulta la encuesta completa aquí.

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