LA TRAMPA DE LAS REUNIONES VIRTUALES 

Claves para elegir el canal adecuado.  

Con la pandemia y la adopción del trabajo remoto se incrementaron los encuentros virtuales. La necesidad de “aprovechar” el tiempo que “sobraba” durante el resguardo preventivo provocó un boom de webinars y cursos online. Por otra parte, la idea de crear estrategias que permitieran enfrentar la crisis económica, y hasta la necesidad de algunos jefes de mantener a sus empleados “a raya” ante el miedo de una disminución de su productividad, incrementaron ꟷmuchas veces de forma desproporcionadaꟷ las juntas virtuales. Esto sin duda causó fatiga física y emocional.  

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¿Es necesario reunirse de manera tan frecuente? 

El 32% de quienes participaron en una encuesta realizada recientemente por SurveyMonkey opinó que una junta pudo haberse sustituido por el envío de un email. Debido al incremento de las reuniones virtuales, el 40% de los empleados también informó que su jornada laboral se extendió en el último año, lo que contribuyó a generar estrés y cansancio.  

¿Cómo saber cuándo es más productivo convocar a una reunión y cuándo elegir otro canal de comunicación? 

Darren Murph, jefe de control remoto de la plataforma abierta de DevOps GitLab, sugiere preguntarse: ¿cómo entregaría un mensaje si los empleados no estuvieran disponibles en ese momento?, así “se elimina la tentación de convocar a una reunión cuando se trata simplemente de recopilar información”. Para el profesional, es necesario distinguir entre el acopio de información y la toma de decisiones, y considerar que lo primero puede hacerse de forma asincrónica, mientras que para lo segundo sí conviene convocar a una reunión.  

La trampa de las juntas virtuales

Kate Christie, directora ejecutiva de Time Stylers ꟷplataforma que ayuda a profesionales y emprendedores a administrar su tiempo de forma más inteligenteꟷ, señaló a un medio electrónico la importancia de dividir las reuniones de la siguiente manera: 

✔️Para compartir información 

✔️Para discutir un asunto 

✔️Para tomar decisiones 

“Las últimas dos categorías representan una buena inversión de tiempo, aunque la duración de la charla no debe ir más allá de los 30 minutos”.  

Ir preparados 

Para agilizar una reunión y optimizar el tiempo, los expertos también recomiendan que todos los convocados estén en la misma sintonía; puede recurrirse al email para informar sobre los objetivos de la reunión y tener claro los temas que se abordarán.  

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Involucrando emociones 

Cuando es necesario abordar un tema delicado, en el que el lenguaje corporal es importante para evitar interpretaciones erróneas, debe considerarse una reunión virtual con las cámaras encendidas, plantean los expertos.  

🧐En conclusión, la decisión de convocar a una reunión virtual (incluso presencial) o elegir algún otro canal de comunicación dependerá de las necesidades y objetivos del momento. Seleccionar el canal adecuado permitirá mantener e incluso elevar la productividad y la eficiencia. Reunirse sin una meta clara y con demasiada frecuencia contribuye a la saturación mental de los colaboradores, lo que a su vez merma su creatividad, logrando el efecto contrario a lo que podría desearse.  

Imagen de portada: Anna Shvets en Pexels.