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El confinamiento es una oportunidad para sacarle mayor provecho a las herramientas digitales.

Con base en mi experiencia, puedo decirles que debido a esta cuarentena promovida por las autoridades de salud como medida preventiva ante la pandemia por el COVID-19, los eventos online hoy son un must.

Por esta situación, la industria de reuniones está experimentando una transformación significativa que implica buscar alternativas para sobrevivir a la crisis y evitar la bancarrota; una de éstas es la digitalización de los eventos.

Seguramente, cuando todo regrese a la normalidad, es decir a que podamos reunirnos sin riesgo face to face, los eventos se convertirán en un híbrido, dentro de las reuniones presenciales habrá algunas digitales y quizá algunos planeadores encuentren en esta nueva tendencia un modelo de negocio que les permita estar a la vanguardia y, quién sabe, hasta dejar de lado los eventos tradicionales para dedicarse 100% a los online.

En una situación normal esta transformación hubiera tomado mucho más tiempo; los meetings planners y clientes habrían dedicado meses para analizar los riesgos y armar planes mucho más tardados y robustos, sin embargo, la estancia en casa los ha obligado, de cierta forma, a migrar de manera mucho más rápida, aunque para algunos el cambio sea sólo temporal.

Es importante que, al igual que en los eventos presenciales, te asegures de ofrecer experiencias que se queden en la mente de la audiencia y superen sus expectativas; para lograrlo, te invito a poner en práctica las siguientes recomendaciones:

  1. Cuida y aprovecha los datos: “la información vale oro”, es importante que, igual que en los encuentros cara a cara, habilites una opción de registro que te permita saber quiénes son tus asistentes.
  2. Genera una experiencia digna de ser recordada: digital no quiere decir de menor calidad. Puede ser que en algún momento el internet falle, pero te aseguro que la audiencia lo entenderá; de cualquier forma, es imperativo que realices pruebas y te asegures de que todo está en óptimas condiciones.
  1. Establece las reglas: es importante que desde un inicio dejes claro lo que está o no permitido; por ejemplo, que la participación de los asistentes virtuales sea sólo al final, en una sesión de preguntas y respuestas, a fin de evitar interrupciones. Hay herramientas digitales que permiten controlar y silenciar la intervención de los participantes.
    Dedica un tiempo con tu cliente para establecer las reglas, evitar confusiones y contratiempos.
  2. Comparte contenido de valor: antes del evento es importante comunicar cuáles serán los temas, quiénes serán los speakers, cuál será la agenda del evento, etc. Esto ayudará a la promoción y a que más personas se interesen en participar.
  3. Apóyate en un maestro de ceremonias: si es un experto qué mejor, si no, con que sea una persona segura, que sepa transmitir y dirigir, es más que suficiente. Incluso, alguien de tu equipo o de tus clientes puede funcionar a la perfección. El objetivo es que coordine la participación de la audiencia y esté al pendiente de respetar los tiempos y actividades programadas en la agenda.

La tendencia apunta a que el porcentaje de participación en eventos 100% digitales sea mayor, comparado con los presenciales en tiempos sin pandemia, pero no te confíes, mi sugerencia es que hagas una invitación atractiva y que la envíes con suficiente tiempo para que las personas consideren tus eventos en su agenda. Ten presente que conforme avanza la cuarentena la oferta digital es mayor, por lo que tienes que esforzarte para hacer reuniones innovadoras y con contenido de valor.

Gustavo Barcia es CEO and Founder Needed.Education
gbarcia@needed.education

 @g_barcia

 Gustavo Barcia 

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