IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA

En los eventos

Hoy la tecnología influye de manera muy importante las reuniones; en los últimos años ha revolucionado la manera de organizarlas, dando interesantes ventajas a meeting planners y asistentes.

Por: Raúl García López

Hay dos situaciones donde la incorporación de herramientas tecnológicas tiene mayor impacto y en las que me enfocaré:

1. La tecnología aplicada a la organización de reuniones

2. La tecnología aplicada a los servicios que se ofrece a los asistentes

DISPOSITIVOS MÓVILES

Han propiciado que los organizadores tengan que adaptar la comunicación y los servicios que ofrecen a sus clientes. Hay que recordar que los asistentes llevan, en promedio, tres dispositivos móviles: smartphones, tablets y laptops. Para ellos es fundamental permanecer conectados en todo momento y satisfacer tres necesidades básicas:

  • Interactuar con la propia reunión
  • Seguir conectado a su oficina o actividad profesional
  • Permanecer comunicado con sus contactos

APLICACIONES MÓVILES (Apps)

Cumplen tres funciones:

  • Informar. Aportar a los asistentes datos que mejoren su experiencia en la reunión
  • Involucrar. Se invita a participar activamente en el evento desde el ámbito digital
  • Analizar. El organizador aprovecha la información generada en la app por los asistentes, para evaluar el desarrollo del evento y la satisfacción de los invitados

Las apps incluyen:

  • Información del programa
  • Anuncios y recordatorios
  • Cuestionarios de valoración
  • Servicios de registro a ponencias o eventos sociales
  • Chat entre asistentes
  • Sistemas de votación sobre el contenido de las ponencias

Beneficios para usuarios:

  • Descarga de presentaciones
  • Acceso a la biografía de los ponentes
  • Envío de preguntas
  • Participación en foros abiertos y con speakers

Beneficios para el organizador:

  • Conocer el comportamiento de los asistentes
  • Personalizar productos y servicios
  • Involucrar a los asistentes
  • Pedir que evalúen su experiencia
  • Medir la efectividad de la reunión y analizar si se alcanzaron los objetivos planteados

TECNOLOGÍA APLICADA A LA COMUNICACIÓN EN TIEMPO REAL

El objetivo es involucrar a los asistentes, que las reuniones sean cada vez más interactivas y que haya mayor participación; los invitados pasaron de ser espectadores a convertirse en protagonistas.

BIG DATA

Con el paso de los años se ha desarrollado el Internet de las Cosas, lo que ha propiciado que cada vez más elementos de la vida cotidiana estén conectados a la red global, intercambiando información de manera constante. Así, centros de congresos y salones de hoteles están haciendo uso de dos recursos:

  1. Sensores. Permiten medir datos sobre las propias reuniones y el flujo de asistentes. Dicha data permite extraer información relevante para modificar o adaptar el evento en tiempo real y de esta forma mejorar la satisfacción de los asistentes, lo que al mismo tiempo brinda la posibilidad de alcanzar los objetivos planteados desde el inicio.
  2. Beacons. Estos pequeños dispositivos utilizan la última tecnología de Bluetooth con el objetivo de enviar mensajes personalizados a dispositivos móviles, según su ubicación. De esta forma los organizadores pueden informar sobre horarios, cambios en el programa u otras novedades.

Además de estos dos recursos también es posible recabar información de social media, blogs, comunidades virtuales y de las apps usadas durante el evento; el objetivo es elaborar un perfil de comportamiento y hábitos de viaje de los asistentes, muy útiles también para hoteles y otras empresas del sector turismo. Tener esta información permite:

  1. Conocer mejor al cliente
  2. Personalizar su experiencia
  3. Aumentar su satisfacción
  4. Generar más ingresos

STRATEGIC MEETINGS MANAGEMENT (SMM)

El uso de software específico para organizar y gestionar reuniones y eventos también ha crecido mucho. Entre los beneficios de su uso destacan:

  • Ahorro económico
  • Visión estratégica de la reunión
  • Reducción de riesgo (financiero y legal)
  • Transparencia
  • Compliance
  • Aumento en la satisfacción de los asistentes

NUEVAS FORMAS DE TRANSMITIR CONTENIDO

La tecnología también está permitiendo cambiar la forma en la que se transmite el conocimiento. Por una parte, mediante el uso de herramientas tecnológicas y elementos audiovisuales como:

  • Pantallas gigantes
  • Hologramas y video mapping
  • Realidad aumentada
  • Robots

Por otro lado, debido al uso que hacen los propios asistentes de sus dispositivos móviles, la transmisión de los eventos es en tiempo real o vía streaming. Otras herramientas que se aprovechan para difundir contenido son: Periscope y Facebook Live. Una tendencia más es grabar en 360° para brindar a los espectadores virtuales una sensación más inmersiva en el evento.

EVENTOS HÍBRIDOS

Una tendencia es el desarrollo de eventos híbridos, los cuales combinan una parte presencial de la reunión con otra virtual a través de internet. La tecnología permite tener audiencias mucho más grandes, que no están físicamente. Pero no hay que confundir el significado de híbrido, hacer un webcasting o una sesión en streaming no significa tener un híbrido. Un evento de esta naturaleza aporta:

  1. Mejores contenidos
  2. Interactividad con los usuarios remotos

VENTAJAS DE LOS EVENTOS HÍBRIDOS SOBRE LOS FORMATOS CONVENCIONALES

  • Alcanzar mayores audiencias

  • Disminuir costos para los organizadores
  • Alargar la vida del evento
  • Realizar un seguimiento a los participantes
  • Ser más amigable con las nuevas generaciones
  • Enlazar de forma natural con las redes sociales
  • Tener un feedback de la satisfacción de los asistentes en tiempo real, lo que permite adaptar el evento mientras se desarrolla
  • Generar un nuevo canal de ingresos para los organizadores

La tecnología pasó de ser una vía para enviar mensajes y anuncios a los asistentes, a ser un canal para interactuar en tiempo real. Los nuevos usuarios demandan comunicación bidireccional y más servicios que puedan gestionar desde sus dispositivos móviles antes, durante y después de la reunión.

A pesar de la organización de eventos híbridos o totalmente virtuales, las reuniones presenciales siguen muy vigentes y seguirán creciendo. Los seres humanos somos criaturas sociables y las relaciones interpersonales son muy importantes para la generación y el intercambio de conocimiento, así como para el desarrollo de oportunidades de negocio.

 

*Consultor y productor de contenido para el sector turismo, a nivel mundial.  

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