Si eres el responsable del programa de viajes de tu empresa o te encargas de las reservaciones de los viajeros de negocios, estos tips aportados por expertos en la materia y agrupados por la Mexican Business Travel Association (MBTA), te serán de mucha ayuda.
- Cercanía a los puntos de interés de la empresa
- Servicios adicionales a la tarifa (alimentos incluidos, traslados, etc.)
- Protocolos de seguridad
- Tarifas cargadas en un Sistema de Distribución Global (GDS)
- Negociaciones por volumen
- Acreditaciones en rubros de sustentabilidad
- Experiencia agradable para el huésped
- Tarifas acorde a la política de la empresa
- Si la negociación es local, que las tarifas sean cargadas en moneda local
- Los hoteles de cadena garantizan ciertos estándares de calidad*
*No todos los sistemas de los hoteles son multimoneda, algunos están creados en dólares.
Una buena práctica del gestor de viajes corporativo es realizar encuestas periódicas entre los viajeros de negocios para saber qué requieren de un hotel.
Para grupos
El hotel debe tener el número de habitaciones necesarias en ocupación doble o sencilla, sus espacios deberán ser los adecuados para el tipo de evento, elígelo tomando en cuenta los objetivos del grupo, priorizando siempre que sus instalaciones ofrezcan una experiencia agradable.
No olvides al usuario final
Para las empresas que manejan un OBT (Online Book Tool) es importante tener opciones que puedan reservarse a través del viajero, por ello es importante entender sus necesidades. Generalmente el enfoque está en el viajero de negocios-hombre y poco se considera a las ejecutivas, por ejemplo: quizá para un hombre recorrer cierta distancia a pie es relativamente fácil, sin embargo para una mujer con zapatos de tacón suele ser una dificultad.
Ganar-ganar
Es importante definir los canales autorizados en cada programa de viajes (OBT o TMC) según la política de cada empresa; también deben verificarse los procesos, pues cada compañía tiene sus propias vertientes.
Otra recomendación es conocer cuál es la producción real de la compañía: si sabes que al año produces 100 cuartos noche, no hagas negociaciones con todas las cadenas hoteleras, ya que es poco probable que consideres a todas. Recuerda: todo convenio implica tiempo y el tiempo es dinero. No diluyas tus esfuerzos.
Importancia del relacionamiento
Al utilizar alguna plataforma de reservaciones no hay relación directa con algún representante del hotel que pueda ayudarte o asesorarte cuando sucede algún inconveniente y ¡tampoco hay reembolsos!
Aún en recuperación
No olvides que, debido a la pandemia, la hotelería —como toda la cadena de valor— resultó muy afectada, no sólo por la baja demanda sino también por el aumento de costos en su operación, ya que implementaron procesos de desinfección y seguridad, lo que implica un gasto extra.
Agenda MBTA
- 24 de agosto Día Educativo de MBTA, en el marco de IBTM Américas
- 29 – 30 de septiembre Foro de Viajes y Eventos Corporativos MBTA 2022, en el hotel JW Marriott Santa Fe
