Las fiestas de fin de año son uno de los eventos más importantes que llevan a cabo las empresas, pues es la oportunidad perfecta para agradecer a los colaboradores. ¿Pero cómo organizar una sin morir en el intento? YES, Your Event Solutions te dice cómo:
Planificación
En cualquier fiesta de Fin de Año empresarial, sea grande, mediana o pequeña una de sus grandes aspiraciones es dejar huella, por eso es de suma importancia delimitar un presupuesto, definir ideas o temáticas y establecer lista de invitados, ya que estos aspectos impactarán de manera importante el evento.
Locación
Definir la locación es importante de acuerdo con lo que se ha planeado. Venues interiores o al aire libre como restaurantes, centros de convenciones y hoteles son buena opción si se busca algo más tradicional, pero de querer algo diferente, la opción podría ser zonas de ecoturismo, quintas o terrazas.
Hay que tener presente que de escoger los rooftops los cuales hoy en día están de moda en la organización de eventos, tienen en contra la imprevisibilidad de las cuestiones climáticas, que podrían arruinar el evento.
Regalos y premios
¿Qué mejor manera de reconocer a los colaboradores que los regalos y premios? En este punto es bueno considerar los que ayuden a hacer más confortable la tarea diaria de los colaboradores. Sillas ergonómicas, mouse pads de ecocuero, cargadores inalámbricos, etc.
En cuanto a los premios, es conveniente asegurarse de que sean valiosos, de fácil acceso y relevantes como estadías en hoteles, viajes pagados, días libres con goce de sueldo, entre los más destacados.
Invitaciones
Con tantos sistemas de comunicación y mensajería corporativa, enviar invitaciones para la fiesta de Fin de Año puede parecer innecesario pero la realidad es que es todavía especial recibir una tarjeta bien pensada para despertar las emociones de expectativa. Utilizar colores que vayan de acuerdo con la temática elegida, acorde a la marca organizacional y apuntar a la creatividad son puntos que se deben considerar para que sea adecuada. Incluir datos como fecha, hora y locación de la celebración de manera clara y concisa, ayudará a que esta sea más fácil de comprender.
Decoración
Aunque este punto está fuertemente ligado al presupuesto del evento, es algo que no debe dejarse pasar. Cuando un evento cuenta con una decoración adecuada, la organización gana prestigio y demuestra que ha cuidado cada detalle como la comodidad y el bienestar de los invitados. Entre las opciones para que esto suceda se encuentran: área de fotos de bienvenida, iluminación, globos de helio, centros de mesa, sillas o sillones cómodos, mantelería, equipo de sonido bien colocado, etc.
Discurso
El discurso puede ser una sabia estrategia para elevar la moral de los colaboradores y fomentar una cultura organizacional positiva. Por eso nunca está de más dar unas palabras cálidas y agradecimiento por su gran desempeño anual.
Actividades
Una de las grandes oportunidades que tienen las fiestas de Fin de Año es afianzar el vínculo entre los compañeros de trabajo y fomentar su sentido de pertenencia. Algunas actividades que podrían incluir son: premiaciones específicas, cabinas de fotos, proyección de videos y fotos, entre otros.
Comida y bebidas
Si en la fiesta de Fin de Año habrá alimentos, debe cuidarse meticulosamente su calidad. Siempre hay que considerar contratar un servicio de catering con buenas referencias. Si lo que se busca es hacer algo distinto, este punto se presta para llevar a cabo una demostración gastronómica con un chef o cata de vino con tabla de quesos. En cuanto a las bebidas, tener una barra con distintas propuestas de tragos podría ser novedoso para los invitados. La empresa contratada deberá contar con un equipo de bartenders ágiles y con energía positiva dispuestos a adaptar sus tragos a la temática del evento.
No se debe olvidar hacer partícipes también a los colaboradores que no podrán asistir por el hecho de encontrarte en otra sede o ciudades. Habrá siempre que considerar una celebración híbrida que contemple un espacio virtual de intercambio de palabras de agradecimiento y brindis.
En YES la creatividad y determinación en lo que hacen es la clave. Más de 7,600 eventos en más de 66 países en los últimos 12 meses lo demuestran. Hoy y siempre la respuesta será ¡YES!
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