Durante años, la tecnología hotelera fue vista como un elemento complementario. Hoy se ha convertido en la columna vertebral de la operación. Para la industria de reuniones, esto representa un gran cambio profundo, mientras más procesos se automatizan, mayor es el tiempo que los equipos de grupos y convenciones pueden dedicar a diseñar experiencias personalizadas para sus clientes.
Así lo explicó en entrevista exclusiva para MDC – The Event Planner’s Magazine, Alejandra Pueblita, Country Manager de Shiji México, multinacional especializada en soluciones tecnológicas para la hospitalidad, quien destacó que la evolución de los sistemas de gestión hotelera ya no solo busca optimizar procesos administrativos, sino transformar la manera en que se atiende la hospitalidad y los eventos.
«La tecnología ya no es un lujo; es indispensable para operar un hotel competitivo. Quienes cuenten con plataformas integradas podrán ofrecer un mejor servicio, controlar costos y generar mayores ingresos».
Más atención al cliente
Uno de los mayores retos para los departamentos de Grupos y Convenciones continúa siendo la cantidad de tareas administrativas que consumen horas de trabajo, desde elaborar cotizaciones, contratos, órdenes de servicio, distribuir información entre departamentos hasta actualizar cambios de último momento o consolidar reportes.
Con el PMS, desarrollado por Shiji, buena parte de estas actividades puede automatizarse.
La información del evento se captura una sola vez y el sistema genera automáticamente la cotización, el contrato y las órdenes de servicio, además de distribuirlas a las áreas involucradas sin intervención manual. Esto reduce errores derivados de la captura repetitiva de datos y elimina procesos que tradicionalmente dependían de hojas de cálculo y documentos en Word.
Para Pueblita, el verdadero valor de esta automatización es que permite que los meeting planners y coordinadores de eventos dediquen su tiempo a atender a los asistentes y resolver necesidades del cliente, en lugar de permanecer frente a una computadora realizando tareas repetitivas.
«La tecnología debe quitar trabajo administrativo para que las personas puedan enfocarse en brindar hospitalidad».
IA al servicio de la personalización
Otro de los avances que Shiji incorpora en sus soluciones es la inteligencia artificial aplicada a la operación hotelera. La IA permite consultar información del huésped mediante lenguaje natural y obtener recomendaciones automáticas. Por ejemplo, el sistema identifica cuál es la habitación más adecuada considerando disponibilidad, historial de estancias, preferencias registradas y características del huésped.
Sin embargo, la personalización va mucho más allá del check-in. El PMS construye un perfil único del viajero, incluso cuando visita distintos hoteles de la misma cadena, ya sea como huésped individual, integrante de un grupo corporativo o participante de un congreso.
Gracias a ello, el hotel puede reconocer preferencias como ubicación de la habitación, hábitos de consumo, alergias alimentarias, celebraciones especiales o servicios favoritos.
Estas acciones también pueden automatizarse mediante reglas previamente configuradas. Si un huésped celebra su cumpleaños durante la estancia, el sistema genera automáticamente una tarea para el departamento correspondiente, como enviar un detalle de cortesía, sin necesidad de que alguien supervise manualmente cientos de perfiles.
Para el segmento MICE, esta capacidad convierte a la tecnología en un aliado del meeting planner, ya que ayuda a enriquecer la experiencia del participante incluso cuando la información no fue proporcionada previamente por el organizador.
Mayor agilidad operativa
En reuniones donde una sola operación puede involucrar cientos o miles de asistentes, la rapidez adquiere un valor estratégico.
Entre las funciones que Shiji incorpora destacan el check-in masivo para grupos con un solo clic, la asignación automática de habitaciones, el manejo de rooming lists y la integración con sistemas de revenue management, llaves digitales, plataformas fiscales y soluciones para alimentos y bebidas.
En esta última categoría sobresale Digital Dine, cuya flexibilidad permite dividir una misma cuenta entre varios asistentes bajo cualquier criterio: por platillos, bebidas, porcentajes o número de personas. Además, cada participante puede realizar su pago y solicitar su factura de manera independiente, una funcionalidad especialmente útil durante convenciones, viajes de incentivo y eventos corporativos.
En tiempo real para tomar decisiones
La plataforma también incorpora herramientas de Business Intelligence que sustituyen los reportes por dashboards en tiempo real.
Con esta tecnología, los directores comerciales pueden monitorear al instante la confirmación de grupos, el comportamiento de las ventas, la ocupación y otros indicadores estratégicos sin esperar al cierre diario.
Esta visibilidad permite ajustar tarifas, identificar oportunidades comerciales o reaccionar rápidamente ante cambios en la demanda.
«La información ya no debe llegar al día siguiente. Hoy las decisiones se toman en tiempo real».
Escalable para facilitar la adopción
Lejos de recomendar implementaciones masivas, Shiji propone un modelo escalable. El hotel puede comenzar con el PMS e incorporar gradualmente módulos adicionales conforme el equipo operativo se adapta al cambio, reduciendo la curva de aprendizaje y favoreciendo una transición ordenada.
Actualmente, las soluciones de alimentos y bebidas de la compañía cuentan con aprobación para operar en grandes cadenas internacionales como Marriott, Hilton, Hyatt e IHG. En paralelo, la empresa avanza en la implementación de su PMS Daylight en grupos hoteleros mexicanos e independientes, particularmente aquellos que operan modelos complejos que combinan hospedaje tradicional, todo incluido y tiempo compartido, una característica distintiva del mercado mexicano y del Caribe.
El pasado 15-18 de junio Shiji participó en HITEC 2026 (Hospitality Industry Technology Exposition & Conference), el evento de tecnología hotelera más grande del mundo para conversar y conocer las ultimas tendencias de la industria, que se celebró en San Antonio, Texas.
