El último informe de Global DMC Partners*, —basado en una encuesta realizada entre junio y agosto de 2024—, revela que los profesionales del sector enfrentan serios retos financieros. Los resultados, recopilados de 165 participantes, incluyen organizadores de eventos corporativos, agencias y proveedores de servicios de eventos.
Los encuestados, en su mayoría de EE. UU. y Canadá, reportaron un aumento en los costos de logística, hospedaje y tecnología, lo que obliga a ajustar estrategias y a solicitar incrementos presupuestarios que no alcanzan para cubrir las necesidades actuales.
Costos en ascenso y brechas internacionales
La disparidad en el aumento de presupuestos entre regiones es un tema clave. Mientras que el 44% de los encuestados en EE. UU. y Canadá reportaron incrementos en sus presupuestos, solo el 27% de los planners internacionales experimentaron una mejora. A pesar de estos aumentos, los mismos no son suficientes para cubrir las alzas de costos. El 57% de los encuestados con incrementos vieron un aumento entre el 10% y el 20%, cifra que apenas compensa los efectos de la inflación, sin permitir márgenes para propuestas más creativas o de alto impacto.
Estrategias de gestión de costos
Ante este panorama, muchos organizadores han optado por ajustar sus estrategias. Un 46 % ha reducido días de eventos, mientras que el 32% apuesta por contratos anticipados. Estas acciones buscan optimizar recursos sin comprometer la calidad de los programas. Además, algunos encuestados han identificado que, bajo presupuestos más ajustados, se fomenta la eficiencia y se potencia el uso de soluciones sostenibles.
Uso de IA y transformación digital
Uno de los hallazgos más destacados del estudio es el incremento en la adopción de herramientas de inteligencia artificial. Un 48% de los encuestados afirmó utilizar IA en su trabajo diario, comparado con el 30% reportado a finales de 2023. ChatGPT y Microsoft CoPilot se posicionan como las herramientas más populares en la planificación y ejecución de eventos.
Tiempos de planificación más cortos
Los organizadores también enfrentan desafíos en cuanto a tiempos de planificación. El 43 % de los encuestados mencionaron que trabajan con un margen de entre 4 y 9 meses para la preparación de eventos, mientras que un 9 % ha tenido que ajustarse a plazos de solo tres meses o menos.
Retos de sostenibilidad
Aunque cada vez se le da más relevancia a las prácticas sostenibles, los costos continúan siendo un obstáculo. Sólo un 7% de las organizaciones en EE. UU. integran prácticas sostenibles en todos sus programas, comparado con el 31% de sus contrapartes internacionales. Las medidas sostenibles que se han incorporado incluyen la reducción de plásticos, la selección de alimentos de origen local y actividades con responsabilidad social.
*Global DMC Partners (GDP), red mundial DMC y proveedores de servicios especializados para eventos, publicó estos resultados en su encuesta Meetings & Events Pulse del tercer trimestre de 2024, accede al reporte completo dando clic aquí.
