El nuevo reporte Industry Trends Marzo 2025, publicado por Maritz, comparte un gran mensaje para los event planners: es momento de replantear los presupuestos si se quiere mantener la asistencia y mejorar el rendimiento de cada evento. En un entorno donde los costos siguen presionando y el comportamiento de los asistentes evoluciona, la creatividad en las tarifas se vuelve una herramienta de diseño estratégico.
¿A dónde se va el presupuesto?
En eventos de gran escala, tres rubros siguen llevándose buena parte del pastel:
- Alimentos y bebidas: entre el 30 y 35% del total.
- Producción audiovisual: del 15 al 20%, aunque para reuniones más pequeñas esta cifra baja a 8-10%.
- Entretenimiento y ponentes: alrededor del 15%.
Aunque estas cifras son promedios, sirven como punto de partida para negociar mejor, analizar retornos y evitar sobrecostos innecesarios.
Repensar tarifas sin perder valor
El estudio de Maritz presenta distintos casos donde los organizadores han decidido probar nuevas estructuras de presupuesto. Estos ejemplos no son recetas, pero sí referencias útiles para identificar lo que funciona o debe ajustarse:
- De acceso gratuito a tarifa simbólica: para reducir ausencias y mejorar el compromiso, una feria pasó de inscripciones gratuitas a una cuota simbólica, con aumento para quienes se registraban en sitio.
- Paquetes escalonados: acceso por niveles, descuentos por sumar colegas o beneficios al reservar dentro del bloque de habitaciones.
- Precio para el impuntual: una asociación añadió una tercera tarifa (“late bird”) más alta, y prevé ingresos adicionales gracias a esta estrategia.
- Subsidios para públicos sensibles: ante restricciones presupuestales del sector público, se implementaron tarifas subsidiadas para mantener su participación.
- Compradores invitados: programas donde los vendedores absorben el costo de inscripción a cambio de encuentros dirigidos con compradores calificados.
- Ventas relámpago y códigos promocionales: ofertas dirigidas y ajustes basados en análisis de efectividad para evitar descuentos sin retorno.
- Menos es más: algunos optaron por simplificar paquetes y formularios para cerrar más registros sin fricción.
¿Qué modelo elegir?
No hay una fórmula mágica. Cada decisión implica un balance entre ingresos, percepción y asistencia. Subir precios o presupuestos para los rezagados puede generar ingresos, pero también alejar a perfiles clave. Promociones constantes pueden funcionar… hasta que se vuelven exigencia.
Maritz propone una solución clara: evaluar internamente el impacto real de cada estrategia. A través de su Design Studio, han trabajado con clientes en:
- Reducción de códigos promocionales con baja conversión
- Actualización de paquetes sin retorno comprobado
- Estrategias para mantener asistentes recurrentes tras los años subsidiados
- Atracción de nuevas generaciones, más diversas y con prioridades distintas
Replantear presupuestos ya no es solo una decisión financiera, sino una parte fundamental del diseño estratégico del evento. Las cifras son el punto de partida. Las nuevas fórmulas, el camino para fortalecer la asistencia sin sacrificar valor.
