De acuerdo con SAP Concur —plataforma de soluciones de negocios en la nube—, tan solo el 35% de los líderes en tecnologías de la información afirman tener la infraestructura adecuada para el home office. Fue tan acelerada la migración durante la pandemia, que este modelo de trabajo todavía suele ser un territorio desconocido a pesar de estar implementándose desde hace un par de años.
«Las oficinas híbridas deben ser tan ágiles para responder de forma eficaz a necesidades de clientes y empleados, nuevas oportunidades de negocio y desafíos emergentes». Por eso, SAP Concur comparte algunos consejos para evitar errores y beneficiarse de las ventajas de un lugar de trabajo híbrido:
- Digitalización organizada
Escanear, cargar y subir archivos a la nube permite consultar y modificar en tiempo real. Es vital revisar que todos los documentos estén bien organizados y con los accesos para los equipos de trabajo correspondientes. Esta es una buena oportunidad para que los departamentos de TI, ventas y finanzas colaboren en la selección del reemplazo más adecuado para los procesos en papel que pueden no estar automatizados, como el procesamiento de facturas de proveedores o reportes de gastos.
- Establece políticas
Ya sea en casa u oficina, todos cumplirán sus objetivos y metas cuando comprendan lo que se espera de ellos. Incluso si tu organización tiene políticas en torno a las actividades a distancia, Recursos Humanos debe supervisar y hacer ajustes dependiendo de las nuevas necesidades. Los empleados que trabajan desde casa no solo necesitarán dispositivos electrónicos, software y soluciones de comunicación, sino también ergonomía, iluminación y equipos similares a los de la oficina. Considera dar orientación sobre cómo equipar adecuadamente una oficina en casa y asigna un presupuesto de apoyo.
- Reconsidera las reuniones
Las reuniones son completamente diferentes cuando algunos o todos los participantes están a distancia. Asegúrate de que todos tengan la tecnología adecuada (dispositivos, software y conexiones a Internet de alta velocidad) y la capacitación para usarla. Incluye una agenda clara, así como el material necesario para revisar con cada invitado. Asigna un moderador para mantener la minuta en orden. Las tecnologías basadas en la nube y políticas inteligentes mejorarán la experiencia de los empleados.
- Reevalúa la disposición de la oficina
Si tu organización ha evolucionado de oficina convencional a híbrida, es probable que haya quedado algo de espacio extra. La reducción de personal puede generar ahorros inmobiliarios que pueden invertirse en tecnología. Considera la implementación de un sistema de asignación de escritorios para dar a los empleados a distancia un lugar que se pueda reservar o que esté libre bajo demanda para laborar cuando lleguen a la oficina.
- Automatiza e integra
Controlar los gastos es un buen paso, tu organización se beneficiará aún más cuando automatices e integres los presupuestos de la compañía —viajes, gastos de empleados y facturas de proveedores/distribuidores—con el resto de los sistemas de información financiera. Esto incluye un ERP y aplicaciones de contabilidad que ayuden a conectar e integrar los gastos en el proceso financiero general, lo que puede ayudar a mejorar las previsiones y la planeación.
- Garantiza la igualdad de oportunidades
Tradicionalmente, los trabajadores a distancia han padecido por estar “fuera de la mente” cuando se trata de compensaciones y avances. Cerciórate de que se evalúe a los trabajadores a distancia de manera justa y de que tengan acceso a las mismas oportunidades que los trabajadores de oficina, inclúyelos en la toma de decisiones críticas y encuentros sociales.
Conoce el informe de SAP Concur completo aquí: https://bit.ly/3SfJxad
