Gestionar los riesgos durante un viaje se refiere al proceso de: identificar, evaluar y mitigar los peligros potenciales asociados con los viajes. Implica aplicar estrategias que garanticen la seguridad y el bienestar de las personas o grupos que viajan por negocios.
El objetivo principal de la gestión de riesgos de viaje es minimizar los posibles impactos negativos causados por:
- Accidentes
- Enfermedades
- Desastres causados por fenómenos naturales
- Inestabilidad política
- Terrorismo, etc.
Elizabeth Champagne, director del Programa Educativo de la Mexican Business Travel Association (MBTA) comparte tips para armar un programa de prevención de riesgos.
Primero es importante:
- Evaluar los riesgos
- Desarrollar una política de viajes
- Capacitar a los viajeros
- Establecer medidas de seguridad durante los viajes
- Planificar respuestas en caso de emergencias
- Llevar un monitoreo y reporte de incidentes
La gestión de riesgos de viajes es crucial para las organizaciones con colaboradores que viajan dentro y fuera del país, pues ayuda a proteger su bienestar y la reputación de la empresa. Además, minimiza las interrupciones de los viajes y garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales y de deber de diligencia de las empresas.
Los siguientes consejos te serán de mucha utilidad:
- Comunícate con tus viajeros
- Manda mensajes claros y concisos
- Usa múltiples canales para transmitir la información (mail, apps, mensajes de texto, redes sociales e intranet)
- Usa lenguaje sencillo, evita la jerga o términos técnicos
- Transmite los detalles más importantes relacionados con los riesgos al viajar y cómo gestionarlos
- Adapta la información al destino pues los riesgos varían de acuerdo a cada lugar
- Brinda asesoría considerando leyes y costumbres locales
- Mantén informados a los viajeros acerca de cualquier actualización, sobre todo si es en el extranjero. Por ejemplo: restricciones de viaje, condiciones climáticas, disturbios políticos, etc. Da información en tiempo real y asegúrate de estar actualizado.
- Ofrece acceso a herramientas donde puedan compartirse riesgos de viaje, puedes incluir información sobre seguros, pautas de salud y seguridad, contactos de servicios de emergencia locales, etc.
- Promueve el uso de prácticas de gestión de riesgos de viaje, como la conciencia situacional y las opciones seguras de alojamiento y transporte.
Al tener mejores prácticas puedes comunicar de manera efectiva la gestión de riesgos de viaje y ayudar a tus colaboradores a tomar decisiones informadas, al tiempo que priorizan su seguridad y bienestar.
