En un contexto donde los viajes de negocio son cada vez más dinámicos y los colaboradores demandan autonomía, los travel managers enfrentan un dilema, ¿cómo dar una buena experiencia sin perder el control del gasto? Para Juan Francisco Montes de Oca, Director de Ventas y Marketing de Mendel, la respuesta está en la tecnología.
En entrevista con MDC – The Event Planner’s Magazine, el directivo de la fintech especializada en gestión de gasto corporativo compartió la perspectiva de la compañía sobre el futuro de la gestión de viajes y el cambio de rol del travel manager.
Control y buena experiencia al mismo tiempo
La forma de viajar y pagar se ha transformado, ¿qué han detectado ustedes desde Mendel en la industria?
«Tocaste dos puntos: uno que tiene que ver con el control y otro que tiene que ver con la experiencia. Lo que pasaba antes es que esos dos puntos no coincidian. Si yo te quiero dar una buena experiencia, no puedo tener control.
Antes el colaborador te decía: «yo puedo reservar mi vuelo y mi hotel». Pero como no había una solución que garantizara que esa compra estuviera dentro de la política de viajes, prefería hacerlo el gestor de viajes. Era el clásico: «dime a dónde tienes que viajar y cuándo, yo llamo a la agencia, busco opciones y hago el pago a nivel empresa». Un proceso muy tedioso que sacrificaba la experiencia del viajero con tal de mantener el control.
Hoy lo que vemos es que soluciones como Mendel te dan las dos cosas al mismo tiempo: una buena experiencia para el colaborador con autonomía y autogestión, y a la vez control en tiempo real, con visibilidad y dentro de política. Tienes lo mejor de los dos mundos.»
¿Cuál es el diferenciador de Mendel frente a otras plataformas de viajes corporativos?
«Uno de los principales diferenciadores es que somos una plataforma all-in-one donde el usuario puedes gestionar todo el proceso. La gran mayoría de las plataformas se queda nada más en el vuelo y el hospedaje.
Nosotros vemos que el viaje del colaborador comienza con el vuelo, pero después tiene que hospedarse, comer, pedir un taxi, rentar un auto, pagar peajes, cargar gasolina. Normalmente tienes varias plataformas o sistemas: una para el viaje, otra tarjeta para las comidas, y algunas cosas las paga el viajero y solicita el rembolso .
Mendel es una solución que une todos esos procesos en uno solo. Solicitas tu viaje con vuelo y hospedaje, y en esa misma solicitud tienes el presupuesto para comidas, taxis y todo lo que tengas que gastar. Tienes un solo método de pago, que es la tarjeta corporativa, y todo queda centralizado. Cuando termina tu viaje, tienes una sola rendición donde está tu vuelo, tu hotel, quién te lo aprobó, tus comidas y tus taxis, todo en un solo lugar.»
IA como copiloto
¿Qué tendencias marcarán el trabajo de los travel managers?
«El gestor de viajes corporativos está buscando no ser cuello de botella. Quiere ser alguien mucho más estratégico, en busca de los mejores convenios corporativos y mejores prácticas, y no ser sólo la persona que está en el día a día aprobando un viaje.
Algo que estamos trabajando mucho es lo que llamamos agente de viajes con IA. El travel manager entrena a la inteligencia artificial, sobre las políticas de viajes de la empresa, cuál es el flujo de aprobación, en qué casos necesita revisión y en qué casos aprueba en automático. Le facilitamos el equipo al travel manager con una IA personalizada que opera sin necesidad de que él esté ahí.
Del lado del viajero, la IA también hace de asistente. Conoce toda la política de viajes de la empresa. En vez de estar buscando manualmente, le dices: ‘Necesito viajar en tres semanas a Monterrey, dame la mejor opción dentro de política cerca de donde está mi cliente’, y la misma IA te arma tu opción de vuelo y hotel. Ayuda a la empresa a ahorrar y al viajero a tener la mejor opción.»
Adopción, el gran reto
Con la automatización exponencial, ¿cuáles son los principales retos hoy?
«El principal reto tiene que ver con la adopción. Hay un tema generacional dentro de las empresas. Mucha gente hace su autogestión y todavía tienes muchas personas que quieren seguir llamando por teléfono a la agencia y hacerlo manual.
Si tú ves el porcentaje de adopción de las plataformas de viaje a nivel Latinoamérica, no pasa del 30%. No es que las empresas no tengan plataformas, es que por más que tienen plataforma, el 70% de las compras las siguen haciendo offline. Por más que tienen plataforma, solo el 30% lo hacen online.
Cuando lo haces online tienes ahorro de costo, más eficiencia y vuelos más económicos dentro de política. El gran problema hoy es la falta de adopción por parte de los colaboradores. El cambio de hábito en las empresas es el gran desafío.
En nuestros clientes estamos logrando adopciones por arriba del 70% y 80%.
¿Qué consejo le darías a un travel manager que quiere implementar tecnología?
«Primero, tienes que tener una buena política establecida, pero tiene que ser una política que confíe en la tecnología. Si es una política que parte de la desconfianza, vas a poner un montón de reglas. ¿Qué va a pasar si armas una política tan robusta o tan desagregada? Que realmente después no funciona. Cuando el colaborador quiera buscar ese vuelo, no va a encontrar ninguna opción porque nada va a estar dentro de política.
Si no tienes política, no tiene sentido tener una plataforma. Y si tienes una política ineficiente de 10 páginas con restricciones, todo termina fuera de política. Muchas empresas nos dicen: ‘esta es nuestra política’. ¿Cuánto de los viajes son dentro de política? ‘El 80% es fuera’. Entonces tu problema no es el colaborador, es tu política.
El segundo consejo es que tienen que hacerse dueños de la tecnología y no combatirla. La herramienta de viajes es una herramienta para el travel manager. Si se adueñan de los procesos, se vuelven personas mucho más estratégicas para el negocio. Pasan de ser un perfil quizás no tan relevante a ganar mucho más, porque ya van a estar relacionados con otras áreas como sistemas y recursos humanos. Tienen una oportunidad de ser referentes y de ser early adopters de algo que tendrá mucha visibilidad.»
