Por: Silvana Bonsignor, coordinadora académica de Nõun Eventos.
La confección de una invitación corporativa debe seguir normas protocolares, provenientes muchas de ellas del ceremonial oficial, que no pueden modificarse así sea por el uso del correo electrónico. Para muchos, aún las buenas formas no pasan de moda y, en las invitaciones a un acto o evento corporativo de índole protocolar se notará el respeto por su correcto uso.
Es verdad que la forma de redactar en la actualidad se ha simplificado un poco. Antes para recordar una invitación se enviaba días previos del evento un tarjetón con una palabra francesa “p.m.” (pour mémoire) como recordatorio. Hoy con un simple llamado por teléfono 48 horas antes se resuelve esta situación.
Redacción
En la redacción de las invitaciones escritas siempre se deben mencionar los siguientes datos en forma breve y concisa: quién invita, a quién invita, a qué, dónde, día y hora. Luego, se podrán incluir otros datos complementarios si fuesen necesarios para una mejor comunicación, ser breves y claros en las comunicaciones se agradece.
Firma de la invitación
Una observación muy importante: siempre debe firmar una autoridad, una persona con nombre y apellido, no es correcto que una sociedad anónima, un colegio de médicos invite a alguien. Esa empresa, asociación está formada por un grupo de individuos (gerente, propietario, presidente) y son éstos los que deben firmar la convocatoria.
Formato
Al momento de la impresión, en caso que la invitación sea en papel, existen dos formatos: las totalmente impresas con el estampe de la firma digitalizada y las parciales, dejando espacios en blanco para completar con puño y letra los nombres de los invitados y la firma de quien la envía. Esta última versión da una sensación más personalizada, sin embargo se necesita extremo cuidado en no equivocar los datos a completar.
Confirmación
La sigla tan reconocida en una invitación como “R.S.V.P.” (répondez s’il vous plaît) o el “S.R.C.” (se ruega contestar) ha sido prácticamente reemplazada por una frase más clara: “Confirmar asistencia” para lo que es necesario brindar datos de contactos como números de teléfonos o e-mails.
Código de vestimenta
Algo no menor en las invitaciones es incluir el código de vestimenta para asistir, por ejemplo: “Señores: traje oscuro de noche”; “Señoras: vestido de cóctel”. De este modo, todos los asistentes a la ceremonia podrán adecuar su vestimenta a la ocasión y nadie se encontrará con ninguna sorpresa ya que fueron avisados con antelación.
Hasta aquí han sido consideraciones generales para invitaciones en el ámbito privado o corporativo, cabe mencionar que en el ámbito oficial existen decretos que establecen detalladamente cómo deberá confeccionarse una invitación protocolar, cuáles serán los encabezados, el tipo de papel utilizado, la ubicación de firmar, etcétera.
