Por: Michel Wohlmuth*
La organización de un evento es un desafío emocionante y gratificante, pero implica enfrentarse a diversos problemas que pueden surgir en cualquier momento y etapa. Al entender que los conflictos son una parte inherente a la realización de los eventos, podemos prepararnos adecuadamente y utilizarlos como oportunidades para crecer y mejorar.
Según la RAE, un problema se refiere a una situación del mundo real que presenta un desafío significativo y requiere que los estudiantes utilicen conocimientos, habilidades y estrategias para encontrar soluciones o tomar decisiones informadas.
Pero, ¿qué es un problema en un evento?
Puede ser cualquier situación que afecte la planificación, ejecución o experiencia general del evento. Puede variar, desde cambios de último minuto en la agenda, fallas técnicas y problemas logísticos, hasta situaciones de emergencia. Reconocer y abordar los problemas de manera proactiva es esencial para garantizar el éxito.
Aunque los problemas pueden ser desafiantes, también presentan oportunidades valiosas. Resolver un problema de manera eficiente y efectiva puede fortalecer la reputación de un organizador de eventos y demostrar su capacidad de adaptarse en situaciones difíciles. Además, los problemas pueden brindar la oportunidad de aprender lecciones valiosas y mejorar los procesos para futuros eventos.
Desde mi punto de vista, hay dos tipos de problemas y enfoques para su resolución:
- Urgentes: requieren una atención inmediata, como una cancelación de último minuto o una emergencia. Para abordarlos, es crucial mantener la calma, evaluar rápidamente las opciones disponibles y tomar decisiones basadas en prioridades y objetivos clave. Están relacionados con la planificación y coordinación de aspectos prácticos, como la disposición del espacio, la distribución de recursos y la gestión del tiempo. Para resolverlos, es importante tener un plan de contingencia bien establecido y contar con un equipo de apoyo dedicado a la logística.
- Problemas técnicos: Pueden surgir con equipos de sonido, iluminación, proyección u otros aspectos tecnológicos. Tener un equipo técnico capacitado y contar con un proveedor de confianza puede ayudar a minimizarlos. Además, es importante realizar pruebas y ensayos exhaustivos antes del evento para identificar y solucionar cualquier problema técnico potencial.
4 recomendaciones para resolver problemas en eventos
- Anticipación. Prevé posibles problemas y desarrolla planes de contingencia. Realiza un análisis exhaustivo de todos los aspectos del evento y ten respuestas listas para diferentes escenarios.
- Comunicación efectiva. Mantén líneas abiertas de comunicación con todos los involucrados, desde proveedores hasta personal interno y participantes. Comunica claramente la naturaleza del problema, las acciones tomadas para resolverlo y las posibles soluciones alternativas.
- Toma rápida de decisiones. Evalúa velozmente las opciones disponibles y toma decisiones basadas en los objetivos y necesidades del evento. La toma de decisiones basada en datos y análisis sólidos puede marcar la diferencia entre una solución eficaz y una que no lo sea.
- Trabajo en equipo. Cuenta con un equipo de profesionales capacitados y comprometidos. La colaboración y distribución efectiva de responsabilidades agilizará la resolución de problemas y asegurará que se tomen en cuenta diferentes perspectivas.
Los problemas son inherentes a los eventos
La organización de eventos presenciales conlleva la inevitable aparición de problemas. Sin embargo, abordarlos de manera proactiva y utilizando estrategias efectivas, podemos convertir estos desafíos en oportunidades para crecer y mejorar. La resolución de problemas basada en la anticipación, la comunicación efectiva, la toma de decisiones rápida y el trabajo en equipo, es fundamental.
Dos es mejor que uno, pero cuatro son muchos
A mis equipos de trabajo constantemente les recuerdo que: «dos cabezas piensan mejor que una, tres mejor que dos, pero probablemente cuatro ya son demasiadas». Al unir mentes y habilidades, podemos aprovechar diferentes perspectivas y experiencias para encontrar soluciones sólidas y creativas. Sin embargo, también debemos tener en cuenta que un grupo demasiado grande puede dificultar la toma de decisiones eficientes y generar confusiones. Encontrar el equilibrio adecuado y contar con un equipo comprometido y cohesionado es clave para afrontar los desafíos de manera efectiva y lograr resultados exitosos.
Convierte un problema en oportunidad
Al utilizar estas estrategias garantizarás la excelencia en cada etapa del proceso de la organización y ejecución de eventos, enfrentando los desafíos con confianza y asegurando el éxito de cada ocasión. Con una anticipación adecuada, comunicación efectiva, toma de decisiones ágil y un trabajo en equipo comprometido, estarás preparado para resolver los problemas que surjan en el camino y los convertirás en oportunidades para crecer y mejorar. La resolución de problemas en eventos se convierte en una herramienta poderosa que te permitirá crear emociones memorables y sobresalir en la industria.
*Director ejecutivo de la empresa Creatividad, diseñador de eventos y presidente electo del Consejo Mexicano de la Industria de Reuniones (COMIR).
